某物业服务公司运营物资采购流程管理制度（物业公司物品采购制度）

一、目的

为了提高资金使用效率，降低采购成本，同时提高公司采购效率，能及时购买各项目所需物资、设备，进而保障各项目工作正常运行，保证公司利益，特制订本制度。

二、适用范围

用于物业管理项目中物业服务和工程维修的专项物资，维修材料、维修工具、消防、保安、保洁、绿化相关部门所需物资，以及其他未涉及的物资采购。

三、职责

（一）名誉总经理负责审批各类物资采购合同、各类物资采购申请，如《年度物资采购计划》、《年度设备设施年度维保和增加计划》、《月度物资采购计划》、《月度设施维保和增加申请表》、《应急物资采购申请表》、《预算外物资采购申请表》的采购申请审批；

（二）各区域总经理负责（一）中所列项目的报销审核，对报销的金额、物品与申请单的相符性负责；

（三）各项目部负责物资采购、设备设施维修和增加的申请，负责现场所需物资、设备设施的进场验收、分发、库房管理、建立物资入库台账，并定期办理付款手续；

（四）工程管理部为物资采购定价的主管部门，负责拟订招标（比价）工作流程和工作规范、设备采购招标和比质比价，实施采购；

（五）综合管理部对各项目采购计划信息汇集、核对报相关领导审签；

（六）品质管理部负责监督采购招标、比质比价过程，审定合格供方选定结果，品质管理部对工程管理部比质比价信息进行检查验证，对实施采购、维保验收过程进行监督；

（七）财务部负责对各项目物资采购、设备设施维保和增加的申请进行财务预算监控，并审核费用报销是否符合财务管理制度；

（八） 品质管理部根据《年度物资采购计划》、《年度设备设施年度维保和增加计划》和《月度物资采购审核表》和《月度设备设施维保和增加审核表》等对项目采购物品类别登记台帐、采购单据进行抽检核对；

四、原则

根据需采购物资的性质，制定年度物资采购计划，在不突破年度物资采购计划的原则下，工程管理部实施采购。

1、各项目于每年12月15日前按照上一年度物品实际使用情况以及年度工作计划，提出下一年度《年度物资采购计划》与《年度设备设施年度维保和增加计划》。

2、品质管理部将会同工程管理部对各使用部门上报的《年度物资采购计划》与《年度设备设施年度维保和增加计划》进行审核，在每年12月底前确定合理性，并报名誉总经理进行审批；

3、各部门每月25号填写《月度物资采购审核表》需与《年度物资采购计划》方案相符合，《月度设备设施年度维保计划》同理。

4、各部门每月25号根据年度物资采购计划、实际库存量是否符合月度工作计划，提出《预算外物资采购申请表》。

（二）应急、预算外物资采购原则

1、应急、预算外物资采购为月度物资采购计划之外，因设施、设备的故障需及时组织抢修、公司临时发生的重大活动所需物品以及因工作计划的变化产生的采购行为填写《应急物资采购申请表》和《预算外物资采购申请表》。

2、每月应急、预算外物资采购额度不得超过每月正常预算额度的15%。连续两个月超出每月正常预算额度的10%，则对所在单位（项目）负责人扣罚当月工资2000元。

3、应急、预算外物资采购物资前需先告知名誉总经理。

五、采购申报流程

（一）、《年度物资采购计划》、《年度设备设施年度维保和增加计划》方案：

由项目各部门负责人提出书面采购计划方案，项目经理汇总审核提交到区域总经理，区域总经理每年12月15日前审核完毕报公司综合管理部汇总，综合管理部汇总完毕报公司工程管理部、品质管理部审核，签字认可后于12月底报名誉总经理进行审批。名誉总经理审批通过，综合管理部分类回复各项目，同时在品质管理部备案。

（二）、月度物资采购、月度设备设施年度维保和增加：

由项目各部门负责人每月25号填写《月度物资采购审核表》、《月度设备设施年度维保和增加申请表》。项目经理汇总审核提交书面采购申请到区域总经理，区域总经理每月29日前审核完毕报公司综合管理部汇总，每月3日前工程管理部审核完毕交公司综合管理部，综合管理部汇总整理报名誉总经理进行审批。名誉总经理审批通过，综合管理部分类回复到各项目，同时在品质管理部备案。

（三）、应急物资采购：

由项目部门负责人报项目经理，项目经理向区域总经理汇报，区域总经理将处理方案和所需采购物资方案，直接报名誉总经理，名誉总经理审批同意，交由工程管理部紧急采购、组织维修。申报项目部门负责人将签《应急物资采购申请表》补签到区域总经理后报综合管理部，综合管理部汇总报名誉总经理签字。名誉总经理审批通过，综合管理部分类回复到各项目，同时在品质管理部备案。

（四）物资入库

采购回来的物资由提出采购计划的部门负责人等验收，验收合格后交库管员办理入库手续并填写物资入库单，建立物资入库台账。

（五）物资领用

物资采购入库后，库管人员负责通知各需求部门领用物资，建立物资出库领用单，做好登记，建立物资出库台账。

（六）报销

在验收合格无误的物资采购入库后的原则下，申请采购人员以《费用报销单》的形式向公司财务管理部提出报销申请，并附上经审批完成的相关表格、及相应正规发票，在与采购计划方案相一致的情况下，无需名誉总经再审批签字，区域总经理签批；如与采购计划方案出现出入，则需要通过相关人员、部门予以审核、审核后分类汇总完毕后交综合管理部，综合管理部报名誉总经理。名誉总经理审批通过，综合管理交还各物资采购部门。