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01 接站

02 报到、签到与入场工作

03 做好会议服务工作

04 控制会议进程

05 引导会议决议形成

06 会议新闻报道

07 会议保卫、保密工作

行政部

接站

举办大型会议时，由于参会人员来自各个地方，可能对会议的地点与路程不熟悉，所以文秘人员要做好接站工作。

1．接站的工作要领

在规定的报到日期前，文秘人员应首先核实参会人员到达目的地所乘的交通工具与到达的准确时间和地点，准备好“会议接站安排表”安排相关人员进行接站。会议接站安排表格式如表3-11所示。需要领导接站的要提前提醒领导，并合理调配车辆，按时接站。

2．接站中问题的处理

对于提前报到的参会人员的食宿要进行妥善安排。无论参会人员有多少，文秘人员应合理调配接站人员，不可让有人有被怠慢的感觉。如对方职务较高，而领导不能亲自接站，文秘人员要代替领导接站，并向对方表示歉意。

报到、签到与入场工作

1．报到

大型会议的报到一般提前一天，文秘人员应在驻地合理设立报到处，安排专人接待，并做好以下六项工作，如下。

查验证件：查验证件的目的是确认参会人员的资格。查验的证件包括会议通知书、单位介绍信、身份证和其他有效证件

登记信息：即请参会人员在登记表上填写个人信息

接收材料：即由文秘人员统一接收参会人员带来的需要在会议上分发的材料，经审查后统一分发

分发文件：文秘人员将会议相关的资料提前分发给参会人员。保密文件和需要清退的文件需履行签收手续

安排食宿：食宿要根据与会者的身份和要求，在现有条件下尽可能合理安排

报告情况：会议报到结束，文秘人员应向会议的负责人报告有关情况，包括应到人数、实到人数、缺席人数以及原因

2．签到

参加会议人员在进入会场时一般要签到，其目的是及时、准确地统计到会人数，为以后的考察提供历史凭证。而且有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此应做好会议签到工作，以保证会议各项工作的顺利地进行。

会议签到一般有以下五种方法，如下。

3．入场

为方便参会人员尽快就座和保持会场的秩序，一般会议都需要以适当的方式引导座次。无论是采取对号入座，还是随便入座亦或是划分区域入座，都可设立指示坐标或由文秘人员直接引导入座。

行政部

做好会议服务工作

会议期间，文秘人员应当做好各项会议服务工作，因为会议服务是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节，文秘人员的会议服务工作一般包括以下八个方面。

1．接待参会人员

文秘人员应该热情地问候到场的参会人员，为其提供茶水等服务，并积极主动地与其交谈。在等待参会人员时，文秘人员可介绍在场的各参会人员相互认识，融洽会议气氛。

2．分发会议文件材料

会议中所需要的文件材料，文秘人员应及时、准确地分发到每位参会人员手中。分发会议文件和材料有会前发和会中发两种形式。具体内容如下。

会前分发文件和材料

可以在参会人员进入会场时，由会议工作人员在会场入口处分发给每位参会人员，也可以在开会之前按要求在每位参会人员的座位上摆放一份文件材料

会中分发文件材料

可以把会议工作人员分派到各组，每人负责每组的文件材料的分发和收集

3．内外联系、传递信息

会议过程并不是一个封闭的过程，同样也需要与外界接触，因而需要文秘人员进行内外联系，传递信息。如有关部门的紧急情况要转达参会人员，传递信件、电报、接电话等。但是文秘人员应该注意会议内容的保密。

4．协助做好会议记录或录音

在会议期间，文秘人员应针对各种情况，做好会议记录或者录音工作，主要为会议期间及时进行信息交流、会后研究以及调整谋略。

5．协助满足重要参会人员的特别需要

会议期间，当重要参会人员提出特别需要时，文秘人员应尽力、及时地给予满足，以保证会议的顺利进行和促进会议决议的形成。

6．维持会场秩序

会议进行时如发生混乱，文秘人员要及时进行调停，特别是重要的，密级较高的会议，防止在混乱中发生意外情况。如协助保安制止与会议无关的人员进入会场，保证会议地点安全以及协助保安做好会议期间的值班工作等。

7．处理临时交办事项

会议进程中，可能发生一些意想不到的临时变动，文秘人员应及时向领导请示，并对领导的指示采取应急措施，妥善处理。

8．其他服务工作

文秘人员应及时准备好会议期间所需的物品，准备好茶水，保证会场光线，保持会场清洁卫生，拍照或摄影留念等等。

行政会议

控制会议进程

在会议进行的过程中，存在着许多延迟或阻碍会议进展的因素。确定了会议的计划，并不意味着会议就一定能按计划如期进行。因此，文秘人员不仅要注意议程设计上的细节，而且要控制会议进程。为了保证会议顺利地进行，文秘人员可按照以下操作步骤，控制会议的进程，具体如下。

1. 了解会议内容
2. 设计固定的议程模式
3. 提前和与会人员沟通
4. 明确会议议程
5. 采用合适的讨论模式
6. 控制会议时间

1．了解会议内容

会议召开前，文秘人员须认真研读与会议议题相关的文件材料，了解当次的主题和议程。

2．设计固定议程模式

（1）设计固定的议程模式，让每个参会人员了解自己在会议中的角色。

（2）文秘人员需要对常规议事会议的内容和参加人员非常熟悉，并根据实际情况变化的需要而及时进行修改。

（3）文秘人员应尽量使与会人员把握会议的议题和明确各自的分工，并帮助会议严格按照议程进行。

3．提前和参会人员沟通

（1）将议程提前通知参会人员可使参会人员及早了解议程安排，并在会议进行时遵守议程。会议议程表应当条理清晰、形式一致，这样才能使文秘人员更容易控制会议进程。

（2）掌握参会人员的构成情况及基本意见倾向。

4．明确会议进程

文秘人员向参会人员明确会议开始和结束的时间，并准时安排开会和散会。

5．采用合适的讨论模式

（1）在参与组织讨论时，文秘人员应建议规定讨论与不讨论的界限，要客观公正，不要偏向一边，给每位参会人员以平等的发言机会和权利。

（2）讨论每个议程时，文秘人员要时刻引导参会人员着眼于解决实际问题，不要因会场上有矛盾而疏忽了开会的真正目的。

（3）可事先通过对座位、座次的安排来影响或避免矛盾冲突。

（4）当时机成熟时，文秘人员应建议适时终止讨论或辩论。

（5）多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋，集中献计献策的议题应建议放在会议前半部分进行。

6．控制会议时间

控制会议时间主要体现在以下四个方面，如下。

1. 坚持在预定的时间结束会议，不要拖延
2. 在开会时，文秘人员要有时间观念，提高开会的效率
3. 每个议题都应该有时间限制，只要这些时间限制不被执行得太死板，就会被参会人员接受。文秘人员应控制会议的节奏，确保会议紧凑、松散相宜
4. 会议较长时，应建议安排短暂的休息并掌握好时机，不要安排在发言高潮或是某一问题的讨论尚未结束时

7．制定突发性事件应对方案

即使有设计周密的议程，会议中仍然充满了事先不能确定的因素。所以文秘人员应当对会议中有可能突然发生的情况提前做出准备，并在议程中也有所记录。

（1）可以预见的情况

文秘人员应事先在议程中有所准备。即使是“可能”，也要制定相应措施，不至于到时候出现失控或混乱局面。

（2）不可预见的情况

针对不可预见的的突发事情，文秘人员不可能在每个会议之前都面面俱到地设计应对方案。但是，可以针对各种类型的突发事件有一个解决的大体范围，或是解决步骤。文秘人员应根据会议的情况，先稳定会场局势，再尽量使事情拖到会后解决，或是在会上最大限度地引导参会人员的注意力到别的问题上等。

引导会议决议形成

如果会议陷入无休止的讨论，不但会令参会人员疲惫不堪，而且必然使得大家对会议十分不满，从而阻碍会议决议的形成。文秘人员可以采用以下做法有效地引导会议决议的形成。

1．选择高效的会议决策方式

文秘人员可以采用以下四种会议决策方式，来有效地引导会议决议的形成，如下。

权威式决策

方式说明：会议决议几乎由会中最具有权威的人决定，其他参会人员对于决议的产生，贡献是有限的

优点：权威式决策可迅速地达到使会议得出决议的目的

缺点：它的缺点是与会人员对得出会议决议的贡献有限，因此往往会影响决议的质量

少数服从多数式决策

方式说明：即通过投票表决来形成决议，过半数的决议为通过

优点：应用起来很简单，以参会人员意见为最终决议，可以提高与会人员的参与度

缺点：但是也可能形成“多数人的暴政”，并且致使讨论进程缓慢

强势少数式决策

方式说明：讨论由少数人主导并通过来源可靠的资料来支持论点并说服他人支持

优点：经过周密计划的方案可以较有效率地让其他成员接受

缺点：会议议题未必能得到详细的讨论

无异议一致通过式决策

方式说明：此方法要求将所有的参会人员都同意的结论作为会议决议

优点：此种方法可以确保所有参会人员了解并同意所通过的决议

缺点：耗时且因其要求结论的全面性和一致性而有可能无法达成决议

2．选择达成会议决议的方法

会议决议的达成是会议取得成功的标志，可以选用以下方法来促进会议决议的达成。

（1）头脑风暴法

文秘人员采用头脑风暴法达成会议决议的步骤如下，如下。

（2）名义小组法

文秘人员采用名义小组法达成会议决议的操作步骤如下。

1.罗列想法

将参会人员关于议题的想法全部穷尽

◎ 每次循环中，让每位参会人员根据议题独立地提出自己的想法，一次只能提出一个观点，依次提出，直到每个参会人员都提出了自己的观点

2.筛选观点

◎ 当所有参会人员都提出了自己的观点后，让其再一次独立思考，主要是对会议中提出的观点进行思考

3.得出决议

◎ 将经过筛选后的观点按优先次序进行排列

（3）德菲尔法

德菲尔法的主要特点是匿名性，也就是相关的参会人员不能相互直接沟通，甚至可能是从未谋面的人。文秘人员采用德菲尔法达成会议决议的操作步骤如下。

会议新闻报道

要想使会议达到理想的传播效果，文秘人员应从报道内容和形式两方面着手，致力于会议主题的挖掘和电视报道形式两者的有机融合。

1．会议新闻报道操作步骤

会议新闻报道通常遵循以下操作步骤，如下。

1. 选择会议的重点，深入挖掘会议主题
2. 根据报道内容，编入相应的资料画面，丰富会议报道镜头
3. 运用会议新闻价值分析法对会议内容进行取舍
4. 对有明显工作日程的重大会议，采用“系列报道”的形式
5. 综合运用电视多种传播符号和表现手法进行报道

2．会议新闻报道的注意事项

（1）选择会议重点，挖掘会议主题。大型重要会议的内容往往较多，电视应突出会议的主要内容，进行纵深报道，选择会议的一个方面或问题进行单独报道，以使会议主题更鲜明和突出，更具有说服力。

（2）在会议报道中，应根据报道的内容，编入相应的资料画面，丰富会议报道镜头，突出会议报道主题。

（3）要学会运用会议新闻价值分析法对会议内容进行取舍，解说词中不要形成会议纪要、公报式的模式报道，而要突出新闻价值大并与受众群体关系密切的实质性信息。

（4）对有明显工作日程的重大会议，可以采用系列报道的形式，化大为小，化长为短。

（5）要善于选取与会议相关的会场之外的新闻，进行多侧面报道。

（6）要注意把会场内外场面和气氛相结合。由于场外画面更能烘托气氛，增强动态，增强亲切感和完整性，所以有些可以延伸到场外的会议报道，不应局限在拍摄会议横幅、主席台、发言人及参加会议者等。

（7）要综合运用电视多种传播符号和表现手法，如下。

1. 尽量多用现场音响，来突出会议现场气氛，使报道内容活泼生动
2. 多用运动镜头，形成生动活泼的画面节奏，激发受众群体收视的兴奋点
3. 多用人物同期声，以人际交谈的方式介绍会议内容，起到分流解说词的作用
4. 采用记者在会议现场有特色的背景前，面向观众作现场报道的形式，增强报道的口语化、交流感和亲切感
5. 不仅要突出会议现场有信息价值的文字，而且要注意发挥字幕在报道中的作用

会议保卫、保密工作

1．会议保卫工作

为了保证会议的顺利进行，尽快达成会议决议，文秘人员应协助保安做好会议的值班、保卫工作。

（1）会议值班工作。文秘人员要带领保安坚守值班岗位，随时应付各种突发事件，以保证会议顺利进行。具体工作如下。

1. 要坚守岗位，人不离岗，内外联系，传递信息，保证会议信息的畅通无阻
2. 控制无关人员出入会场，特别是保密性较强的会议更不能让无关人员随意进出
3. 做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作
4. 编制会议设备维修、车队调度和食宿等后勤服务人员的通讯录，方便信息沟通

（2）会议保卫工作。会议保卫涉及到的具体工作有如下四点，如下。

1. 做好会场和驻地的保卫工作
2. 做好会议重要文件的保卫工作
3. 做好重要参会人员的人身安全保卫工作
4. 做好各种设备物品及私人贵重物品的保卫工作

2．会议保密工作

会议的保密工作贯穿于文秘人员会议工作的全过程，文秘人员的会中保密工作更显得尤为重要。

（1）召开比较大型的或秘密性较强的会议，文秘部门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取会议保密措施，尤其是加强会中的保密工作。

（2）要对参会人员进行保密教育，宣布保密纪律，规定参会人员不得以任何形式对外散布会议秘密。

（3）会议期间，文秘人员对发放的文件、资料要统一登记，领取文件要办手续，并指定专人负责管理文件。

（4）重要涉密会议期间，一般不准录音，经批准录音的，录音资料要按会议文件的保密要求进行管理。

（5）重要会议要凭证件入场，严禁与会议无关人员进入。

（6）对会上发给的秘密文件，传递时要通过机要通信部门递送，不要让参会人员携带。

（7）会议期间，文秘人员要时常对会议驻地、房间、会议室进行保密检查。

（8）在会议议决事项形成期间，文秘人员对需在一定范围之内知悉的会议讨论的情况也要保密，要做好会议讨论情况的保密工作。

（9）会议期间，在进行会议宣传报道时，文秘人员要认真审查把关，防止会议秘密事项通过宣传渠道泄露出去。

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