9. [项目全过程]招标采购及合同咨询管理

9.1. 一般规定

9.1.1. （定义概述）工程咨询单位应进行或协助建设单位以合同为主线对项目工程、货物或服务或EPC总承包或特许经营等合同进行①签订前的招标采购管理与②合同签订后的合同履约管理。

1.[全过程咨询管理]机构应协助建设单位建立健全项目招标采购管理及合同履约管理体系。根据全过程咨询服务大纲、设计文件，设立专门机构或专职岗位，制订采购管理和合同管理制度和程序，对合同实行分类管理；明确参建方合同责任，明确职责与分工。对各类合同进行跟踪管理，检查各参建方执行合同的情况，并向建设单位汇报。

9.1.2. （咨询目标要求）应根据法律法规及建设单位要求，选择具有相应能力和资质的质量优质承包方或服务提供商；通过合约确定建设产品和服务的功能、规模、标准、投资、完成时间等，并明确双方的责权利；协调合同履约与工程建设目标相匹配，确保项目建设有序进行。

9.1.3. （咨询管理任务）项目[全过程咨询管理]机构[招标采购及合同管理]主要工作：

1）（机构人员）设立专门机构或人员。

2）（管理体系）应进行项目合同体系规划、合同的策划，对合同实行分类管理，建立管理制度，明确管理责任，规范管理程序，确保合同订立和履约过程的合规性。

3）建立招标采购管理制度，确定流程和方式。

4）（招标文件）统一招标采购标准。确定合同结构、发包界面及发包方式，拟定《招标文件》、技术标准、审核工程量清单或招标控制价等文件。

5）（招标投标）组织投标单位考察，参加资格预审，参与发标、投标、开标、评标活动，组织起草和审核合同、谈判及签订工作，办理合同备案、报[建设单位]审批后实施。

6）（合同履行）制定合同管理制度，如合同评审会签制度、合同交底制度、合同文件资料归档保管制度等。督促项目各参建方严格履行合同义务、评审记录。

7）（重点监控）应对特殊产品和服务的供应商进行实地考察、重点监控。

8）（增值服务）按咨询管理服务合同提供[招标采购]部门提供增值服务，例如，提供法律咨询、履约合同的评审及准则、供应商关系管理、电子交易平台业务运维等。

9）借鉴国际先进经验，加速建立和完善市场经济需求的合同管理体系和办法。

9.1.4. （原则）在项目采购、合同谈判、合同控制和处理索赔问题时，应综合考虑项目整体目标的实现。

1.招标采购应遵循有利于充分竞争、控制造价、满足项目建设要求以及招投标工作顺利有序进行的原则。同时应体现出透明、充分竞争、择优中标、廉洁奉公、保密、可追溯等具体的要求。

2.招标采购文件要“详定义，细评审，强担保，最低评标价中标”的原则。

2.[招标采购及合同]部门应与其它部门应协同工作，包括[招标采购及合同]部门进行招标采购的策划、计划、制度、流程、内容和方法，[法务部门]协同合同法务条款管理，[投资及造价控制]部门协同工程商务方面控制，[设计咨询]部门协同项目技术控制，[工程监理]部门协同施工管理策划内容等。

9.1.5. （咨询管理策划）在拟编项目《合同分解规划》后，[总控经理]及[总控管理部]应向建设单位提出《项目招标采购及合同咨询管理规划》。[招标采购及合同经理]应当参与[全过程咨询管理]项目的策划，协助进行《项目总进度计划》的制定、招标采购内容、合同划分、招标采购方式或发包方式以及招标进度计划的制定。并报建设单位的批准。

9.1.6. （项目招标采购方案）[总控经理]及[总控管理部]依据有关法律法规及有关项目文件等组织编制《项目招标采购方案》。制定《合约规划》需求分析、采购单位、采购内容、采购规模或数量、标段及界面划分、招标方式选择、招标进度计划、开始时间、完成时间、招标采购控制目标、招标采购方式或发包方式、招标采购工作绩效评价指标的确定及方式、以及与项目招标采购实施相关的其他内容。

9.1.7. （项目招标文件和合同条款策划）[总控经理]及[总控管理部]应组织[设计咨询][招标采购][投资造价][工程监理]等部门共同制定各级各类合同的招标文件和合同条款策划；其中编制《合同工程定义文件》（图.质.管.量.价.约的一体化文件），包括（图）设计文件、（质）技术规格书（对材料封样、施工工艺、质量验收标准等规定的详细描述）、（管）工程管理要求(对标的物及其实施条件、过程和验收标准等进行清晰描述、（量）工程量清单、（价）招标控制价、（约）合同条款（对发承包人及第三方责权利等进行尽可能准确、详尽的约定）等一体化文件。并确定各个分项招标采购的合同条件、拟采用的合同范本、谈判原则与策略，并编写详尽的合同条款。应合理设定暂估价项目，避免产生不平衡报价和重大偏差项目。应合理设定工程款支付条件，重点关注安全文明施工费使用支付条款、奖罚条款、工程质量保证条款等。

9.2. 项目合同和招标采购过程跟踪

9.2.1. （建立管理制度流程）[总控经理]及[总控管理部]应制订招标采购和合同管理控制流程。对合同订立前合同评审、采购计划、机构选择、市场调研、采购文件编制、招标采购过程等环节进行跟踪与管理。

对合同实施计划、培训及合同交底、合同履约、交货验收程序，合同变更、索赔、争议、合同信息及档案等进行跟踪和检查、发现和解决问题。建立协调和沟通制度，在合同签订和执行过程中总结经验教训。建立 包括专家库、合格供应商、品牌名录、市场价格信息等大数据库，不断纠正和发现其中的问题与漏洞，采取针对性的应对措施予以防范。

9.2.2. （过程跟踪及数据台帐）[总控经理]及[总控管理部]应当对招标采购和合同履约管理工作基础数据进行收集、分析，建立起相应的台账进行跟踪管理。采用程序化、信息化、标准化、数据化等管理技术，并发出适当管理指令。应当收集的基础数据包括：招标采购工作进度、招标采购内容累计签约合同数量及累计合同金额、累计签约金额及资金节约、[工程承包单位]或供应商基本资料及进场时间情况。

9.2.3. （[招标采购过程管控]）[总控经理]及[总控管理部]应当设立招标领导小组，协同和督促并检查[合同采购部门]招标采购工作。包括但不限于：

1) 对招标采购总体进度的管控、

2) 对招标采购文件审核、或发包上限金额的管控、

3) 对具体招标采购过程管控，对招标采购内容资金节约情况的管控、

4) 对[招标采购及合同经理]、[招标采购及合同部]行为合规性的管控。

5) 协助建设单位考察预中标单位、协助处理出现质疑、投诉和争议。

6) 对具体招标采购过程文件及归档文件的合规性的管控

7) 建立有关招标采购工作的有效沟通机制。

9.2.4. （合同履约过程管控）[总控经理]及[总控管理部]应当督促并检查合同履约过程动态情况，以确保合同当事人的工作是按合同约定的范围、计划、支付条款等程序完成。包括：

1) 双方对合同交底、

2) 履约及合同跟踪与诊断，合同价款支付、

3) 发现问题及时解决，提高合同履约率；

4) [全过程咨询管理]机构应制订工程变更管理办法，及时提出合同变更分析报告。

5）索赔等的管理；应搜集工程索赔资料和索赔证据。审核项目监理部审查后的索赔报告文件，核查索赔事件真实情况，提出对索赔事件的分析处理意见，报送建设单位；

6) 建立合同档案，加强合同信息及档案管理；

7) 对合同重大问题应认真分析、研究，并根据需要开展法律和技术咨询；

8) 协助谈判和签署补充协议及合同终止管理。

9.2.5. （检查、督促协调、研究和解决）招标采购部门应无条件接受建设单位、行政主管监督部门、财政部门的外部监管，以及咨询人、项目[总管理师]的内部监管。开展定期与不定期的检查与督促，包括但不限于：对招标采购总体进度的管控、对招标采购内容资金节约情况的管控、对具体招标采购过程文件及归档文件的合规性的管控、对[招标采购及合同部]行为合规性的管控。

9.3. 项目招标采购及合同专项咨询要求

9.3.1. （专项咨询概述） [招标采购及合同部门]负责项目各工程、货物或服务或EPC总承包或特许经营等合同具体的[招标采购]和监督合同履约服务。制定合同[招标采购]和履约管理制度，及时跟踪工作执行情况、发现问题及时采取措施进行纠偏。

9.3.2. （部门人员）[招标采购]部门一般由[招标采购]经理、专业技术人员、经济人员以及辅助人员构成，成员应相对固定。[招标采购]经理业务素质及[招标采购]部门成员数量、专业结构及能力水平，应与招标合同规模、技术复杂程度、管理工作量等实际需要相匹配。

1、[招标采购]经理应当由取得招标职业资格证书并依法注册在该[招标采购]单位执业的专业技术人员担任，并具有[招标采购]经验。

2、[招标师]应当具备[招标采购]相关的技术、经济、管理和法律政策等专业知识，以及综合应用专业知识分析和解决[招标采购]实际问题，提供[招标采购]服务所需要达到的职业能力标准。

9.3.3. （部门任务）[招标采购]经理负责领导和管理[招标采购]部门开展项目[招标采购]和监控合同履约工作，并承担相应的责任。

9.3.4. （《实施细则》要求）[招标采购]准备阶段，[招标采购及合同]部门负责编制提交招标采购及合同管理《实施细则》，包括组建[招标采购及合同]部门，收集招标合同资料、、合同管理计划、管理制度、实施计划。《实施细则》发生变更的，应当经过规定的变更工作程序。

9.3.5. （专项咨询工作及成果要求） [招标采购及合同]部门负责项目[招标采购]专项咨询，其相关服务活动和成果除遵循本《标准》外，应按照《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规的规定，现行相关国家法律、行业规范、当地政府部门标准及行业协会准则等规定进行咨询工作。

1.拟订《[招标采购]方案》。包括根据项目实际情况，依据合同示范文本，科学合理确定项目工程、货物、服务的招标范围、分阶段分项分标段的划分、招标方式、人员构成及分工、招标程序及工作时间计划和投标人资格条件、合同条款等。制定内部管理制度，包括招标采购台账的建立与管理、内部及外部文件控制、公告发布、招标及非招标等各类采购方式下的工作程序、资料归档、沟通、招标采购工作绩效评价、廉洁自律。选择电子交易平台、协助电子招标投标。落实招标基本条件。

2.项目[招标采购]工作。

1）供应商资格预审：编制《资格预审文件》；包括发布资格预审公告、出售《资格预审文件》、《资格预审文件》补遗、接收申请文件、组建评审委员会以及资格审查、结果公示等工作步骤。

3）编制和审定《招标文件》：应结合招标合同的特点和需要，应当包括①《投标须知》对投标人资格标准、投标报价的要求和评标标准，②包括产品或者服务成果技术和管理要求，组织编制《技术标准要求》（或《合同任务书》或《技术规格说明书》（技术性能指标）或《技术方案》）、验收技术标准或规程、合同进度要求等文件。③包括合同商务要求、《工程量清单》、[标底]或[最高投标限价]、合同主要条款等所有实质性要求和条件。

4）招标投标：包括发布《招标公告》发出投标邀请书、发售《招标文件》、踏勘现场、召开投标预备会、澄清与修改；收取投标保证金；接收《投标文件》；组织资格预审、开标、[商务清标]、评标、定标，评标结果公示、发出中标结果；

5）协助签约及后续服务工作。协助签订合同、退还投标保证金；编制《招标投标情况报告》；《[招标采购]资料》收集及移交；协助处理异议和投诉；合同咨询及其他服务。

3.项目[合同履约管理]工作。

1）做好合同管理的规划工作，加强合同管理体系和制度建设，制定出切实可行的合同管理制度与工作流程。如合同评审会签制度、合同交底制度、合同文件资料归档保管制度等。

2）项目合同实施计划。[招标采购及合同]部门应按工程合同的约定和需要，借鉴国际先进经验，订立《工程采购合同》范本或规定相关要求。建立合同文件的内部会审制度。

2）合同交底、合同履约。[招标采购及合同]部门应对供应商进行相关要求的沟通或交底，确认或审批供应商编制的生产或服务方案。

3）合同履约合同台账管理、动态监督管理。日常资料的积累，收集可能涉及索赔论证的资料，建立工作档案和日记制度，定期提交合同履约评价。

4）项目采购产品的验收与控制。明确履约验收的时间、方式、程序等内容；

5）进行工作成果计量和合同款支付审查，并按程序办理支付手续。应建立合同支付台帐，对投资计划、资金使用计划进行分析与反馈。检查、分析合同执行情况及控制效果，提出处理意见；

5）处理项目合同变更、索赔、争议。

6）项目工程合同评价和验收，与终止管理。