一文讲透:什么是OA办公系统?(什么叫oa办公系统)

什么是OA

OA,即 Office Automation ,指的是办公自动化

OA以Internet/Intranet为技术,以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信息门户”为窗口,使组织内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作。

OA系统可覆盖企业内部的高频协作场景,比如:移动考勤、费用报销、公文收发、电子合同、无纸化会议……不仅提高协同办公的效率,更引领着企业未来的协作与管理模式。

OA俨然是企业日常工作中不可或缺的工具。它不仅仅是组织办公的一种工具,更是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种有思想、有模式、懂管理的软件。

不过,值得注意的是,早期的OA系统其实并没有协同的概念。

OA系统是如何发展为协同办公OA的?

一、OA发展历程

第1代:文档型OA(1999年以前)

文档型OA处于硬件配置阶段,最大的特征是文档电子化。因此,那时很多人都把OA称为“无纸化办公”。文档型OA以email、个人office办公软件处理为核心,依靠个人去处理日常工作,并没有在组织内形成良好的沟通渠道,但系统中采集(以手工录入、输入为主)、存储的信息确实属于企业运营甚至是管理的范畴。

第2代:流程型OA(约2000年~2005年)

这一代OA以工作流为中心,实现了工作电子化,提供公文流转、审批流转等文档流程协作功能,并加入了很多辅助功能,比如名片夹、公司大事记、日程安排、报告管理等。不过,流程型OA的功能相对独立,尚未真正融入到企业的实际业务中。

第3代:知识型OA(约2005年~2010年)

这是CS架构下的工作流自动化阶段。知识型OA与其他应用系统紧密集成,完全采用web技术,是流程优化以及基于知识的办公管理系统。

OA此时已是企业日常工作的工具。员工每天上班都会登录OA系统,享受办公自动化,比如收发邮件、浏览公司资讯、处理工作……随着需求不断增加,OA开始整合组织内的信息与资源,逐步融合“协同”的思想。

第4代:智能型OA(约2010年至今)

随着组织流程不断改进和优化、知识不断积累与应用,在智能移动应用的推动下,OA进入了无障碍工作流自动化阶段,着眼于组织的决策效率,提供决策支持、数据挖掘人工智能等服务。无障碍工作流自动化,就是以自动化的方式做出一系列动作、减少人工干预。

智能型OA可以自动完成那些重复、机械的任务,从而解放人的双手,让用户可以把精力放到更复杂、有意义的工作上。诸如员工休假申请、值班安排、费用报销等程序,在OA工作流自动化的帮助下,都可以高效、顺畅地完成。

第5代:平台型OA(约2015年至今)

平台型OA以集成为核心,打造协同办公平台,提供开发平台和成熟应用的全新服务模式,满足自主可控、随需应变的需求。从这个时候开始,OA拥有比较鲜明的“协同”思想,而且融合了管理的理念,已演变为一个管理软件,提供沟通协作和流程管控的核心功能。

举个例子,美络综合协同办公管理平台就是平台型OA。它以自主研发的低代码统一应用开发平台为技术底座:一方面,赋能客户高效完成个性化应用的构建;另一方面,拥有丰富的办公应用,提供覆盖个人办公、综合行政、领导决策、经营管理、业务协同等全方位的流程和成熟应用。

一文讲透:什么是OA办公系统?(什么叫oa办公系统)

第6代:生态型OA(始于2018年)

生态型OA,指由单一应用向生态转变,高效集成传统的门户、流程等能力,连接互联网企业服务与智能硬件,实现软硬件互联,以组织战略目标执行保障体系为核心,加强企业内外以及产业上下游之间的协同,构建综合应用生态圈。

比如说,基于生态型组织的项目协同,成员可由组织内部及外部人员组成,共同参与项目管理(包括分派任务、文件共享等),实现高效协作。

生态型OA可以灵活支撑复杂的组织架构管理、人员和组织的生命周期管理、权限管理等,让组织协作更紧密、有效。

二、OA理念发展

根据以上对OA系统发展历程的描述,可以发现:互联网推动组织模式变革的同时,OA系统的管理理念也在悄然发生改变。在移动互联的环境下,组织的管理模式开始向社交化转变,协同办公OA于是从无纸化、电子化和自动化逐步走向协同化、移动化和社交化。

一文讲透:什么是OA办公系统?(什么叫oa办公系统)

不过,由于很多企业还有人事、财务、资产、公文、知识等管理系统,而这些系统又分别保存着大量数据,在这些系统尚未协调起来时,用户如果要处理不同系统内的事项时,需要先退出一个系统,再登录另一个系统。这么做,效率十分低下,更麻烦的是:各系统内部的数据经常出现不一致。

那么,如何简化OA系统的使用程序、实现系统间数据共享?显然,只有协同办公OA实现平台化、数字化和智能化,通过集成的理念来整合信息,OA系统才能让信息更好地服务于人。

OA有哪些核心技术?

作为一个适应当前生产力、赋能组织提升效率的工具,协同办公OA发展至今,已拥有三大核心技术:工作流、协同平台、智能报表。

1、工作流

OA系统中,集成工作流引擎是企业管理软件平台的重要一步。工作流是指业务过程在计算机应用环境下的自动化,由表单和流程构成。在工作流的支撑下,用户可以实现包括BPM(业务流程管理)、预算管理、项目管理等在内的流程管控。当然了,优秀的工作流系统应该是这样的:降低用户的使用难度,方便用户自定义表单和流程,包括权限设置、条件跳转以及流程流转等。

2、协同平台

协同平台是协同办公OA的基础。它把不同的系统,比如公文管理、人事管理、督办管理、会议管理、财务管理等整合到统一平台上,实现了应用间数据、流程、信息以及管理的整合,可以快速、灵活地响应用户的个性化需求和业务发展需求。

3、智能报表

智能报表可帮助用户把协同办公OA以及各业务系统内的数据进行整理、统计和分析,按要求灵活生成各类统计报表,比如业务分析、成本分析、风险分析等,为管理者高效决策提供服务。

一文讲透:什么是OA办公系统?(什么叫oa办公系统)

未来的OA是什么样的?

如今,大数据、物联网、人工智能、区块链等新技术蓬勃发展,OA系统必然持续创新。未来,新一代OA将具有智能感知能力、海量数据存储能力、数据挖掘能力以及可视化能力,使工作模式、管理模式和应用模式等更为人性化、智慧化和可持续化。

数字化转型的浪潮下,协同办公OA的潜力正在释放。不管是从优化组织的办公模式,还是从助力企业降低经营成本、提高办公效率来看,协同办公OA都将迎来快速的发展并渗透至各行各业,推动企业实现高质量发展。

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