一文读懂协同办公！（什么叫协同办公）

一、什么是协同办公

协同办公，是指企业内部或外部各类人员之间利用信息技术来进行协作工作的一种形式。这种协作工作既可以由直接员工进行，也可以来自外部的咨询机构、合作伙伴或联营企业。协同办公的优势在于可以对资源进行有效管理和配置，各部门之间可以建立良好的协作关系，跨部门更好地实现资源共享。

协同办公技术，包括：同步协作技术、社交网络技术、内容管理技术、流程管理技术。例如，同步协作技术可在不同部门之间共享数据、文档等，社交网络技术可以帮助团队扩大联系、分享资源，而内容管理技术则可以让各部门之间管理自己的内容，以便整体更好地提升效率水平。

二、协同办公的优势

协同办公的原理是通过共享信息、资源和工具，促进团队成员之间的沟通和协作，以缩短完成项目的周期和提高结构性。

协同办公利用数字工具将不同的协作工具集成在一起，带来的好处包括：

1.增加协作效率：通过协同办公，团队成员可以轻松地共享信息、文件和资源，以增加工作效率和可见性。

2.提高多任务处理能力：协同软件提供了多个工具和功能，可以同时处理多个任务，从而提高了团队成员的产品输出效率。

3.降低错误率：协同办公工具可以进行实时的文档审核和共享，保证组成员使用的信息同步和及时，有效降低了错误率。

4.加强团队氛围：通过给成员共同体验，协同办公可以巩固内部沟通与协作，促进企业文化的形成。

5.提升灵活性：协同办公团队成员可以随时进入平台，及时看到被指派的任务及工作跟进状态，提高灵活度和工作效率。

三、协同办公的主要功能

1、实时沟通

实时沟通是协同办公系统的重要功能之一。通过系统内置的聊天工具，团队成员可以随时随地进行实时交流，无论是文字、语音还是视频。这种实时沟通的方式能够极大地提高团队成员之间的沟通效率，减少沟通误差，促进信息的及时传递。

2、任务管理

协同办公系统的任务管理功能可以帮助团队成员进行任务的分配、跟踪和统计。团队负责人可以在系统中创建任务，并指派给相应的成员。成员可以通过系统查看自己的任务列表，了解任务的详细信息和进度。系统还支持任务的优先级设置、任务状态更新和任务的提醒功能，确保任务能够按时完成。

3、文件共享

协同办公系统的文件共享功能可以帮助团队成员方便地共享和管理文件。团队成员可以在系统中创建文件夹，将相关文件整理归类，并设置不同的权限，控制文件的访问和编辑权限。系统还支持文件的版本管理和历史记录查看，方便团队成员进行文件的追溯和恢复。

4、日程安排

协同办公系统的日程安排功能可以帮助团队成员合理安排工作和生活。团队成员可以在系统中创建个人日程，记录重要的会议、任务和活动。系统还支持共享日程，团队成员可以查看其他成员的日程安排，避免冲突和重复安排。

5、团队协作

协同办公系统的团队协作功能可以帮助团队成员共同协作完成项目和任务。团队成员可以在系统中创建项目，将相关的任务和文件整合到项目中，方便团队成员进行协作和管理。系统还支持项目的进度跟踪和团队成员之间的协作讨论，确保项目能够按时高质量完成。

团队协作功能还支持团队成员之间的协作评价和反馈。

6、数据分析

协同办公系统的数据分析功能可以帮助团队负责人进行数据的统计和分析。系统可以自动生成各种报表和图表，展示团队的工作情况和成果。通过对数据的分析，团队负责人可以发现问题和瓶颈，并采取相应的措施进行优化和改进。

数据分析功能还可以帮助团队负责人进行决策和规划。

四、协同办公发展趋势

1、效率是协同办公的内在要求

随着技术的进步，协同办公的内涵在办公自动化(OA)的基础上不断丰富，逐渐强调协同能力的提升。

协同办公的内在要求便是高效。同一企业不同分支机构、同一分支机构不同位置的员工之间的业务沟通往往为企业协同管理带来巨大的挑战。首当其冲的便是企业管控体系。事实上，企业管控体系的核心因素在于沟通的透明度与时效性，相应的协同办公工具也需要能够帮助企业打破从上到下、从点到面的沟通壁垒。

2、开放生态打磨产品满足企业需求

在PC互联网时代，以致远、泛微等OA厂商提供了诸如“业务”、“管理”等基本服务，提供电子邮件、目录服务、群组协作等基本服务，并能够满足企业对文档流转、流程审批、会议管理等实用功能的需要。但是，随着移动互联时代的来临，对协同工作的智能化提出了更高的要求。既要解决日常办公、资产管理、业务管理、信息交流等日常协作，又要在即时通讯、音视频会议、数据共享、移动办公等领域实现更加流畅、更加沉浸的场景体验。

因此，随时随地地沟通、交流，协同工作，并且无卡顿、低延时的体验需求，引发对协同办公能力的追求。然而，对于协同办公厂商而言，构建品质卓越的通信能力，已经超出了自身强项业务范畴。在此背景下，越来越多的厂商开始寻求生态合作，通过强强联合的方式，发挥各自的优势。

3、安全正在受到各个行业重视

随着企业的发展壮大，信息安全正在得到重视。金融、政企的数字化程度不断加深，协同办公服务也会随之向生态闭环的方向发展。在此背景下，金融、政企等越来越多的行业开始对协同办公提出更高的安全要求。

特别是在协同办公的数字化服务领域不断拓展，从信息、管理流程、业务流程等方面逐步扩展到数字化的功能，从而形成了一个全生产、全产业链、全生态的生产与消费的闭环闭环。在办公场景下，员工登录设备的多样化，以及异地访问内网等行为，为企业数据和信息安全提出新的挑战，“安全”成为考虑的首要因素。

4、当AI遇见协同办公

随着人工智能技术的不断发展和应用，AI办公已成为未来办公的新方向。AI办公可以帮助企业实现智能化、自动化和高效化，提升工作效率和质量。AI还可以进行数据分析和预测，帮助企业更好地了解客户需求、市场变化等信息，为企业决策提供支持。同时，AI办公也需要与人类工作协同，实现人机合作，才能更好地发挥其作用。