企业合规浪潮下的新合同管理(新版企业合规管理体系)
随着合规概念的普及,国内企业的合同管理工作已显得越来越重要,相较于过往的合同管理,合规浪潮下的新合同管理正在展现其不同的价值与内容:
应对涉外/商事交易理念的需要
涉外商事交易的复杂性愈来愈多地体现在商业交易理念、文化背景、宏观环境、政治因素等方面。
而正如杨良宜先生所著《合约的解释规则与应用》所述,基于英美法国家过往“对合约没有善意的要求”理念,合同往往是商业博弈的重要体现,是商业谈判成果的重要载体,也是维护当事人权益的重要依据。将合同扔在一边而完全期待通过法院裁判或通过法律规定弥补约定中的缺陷以实现救济在涉外交易中并不现实的。对于商事业务而言,英美法还是当下国际交易中适用的主要规则,其与国内合同解释裁判理念的互动也越来越频繁,这也对企业的合同管理提出了更高要求,比如在合同交易中企业需要不断提升自己的预判能力与意识,关注不同文化、政治背景下企业交易理念中的“精明商人”的立场与“善意”的边界。
具体来说,企业在订立交易过程中需要借助合同管理在具体问题、具体环节中更精准地判断风险,对问题做出预判,对难以预判的问题及时处理,推进交易本身目的的实现。
合同是当事人之间的法律。
应对项目管理需要
如果我们用项目管理中的经典逻辑来解释合同管理的话,可以认为:
合同相关的信息是输入
合同条款是工具
合同文本是输出
完成一个项目,合同管理往往需要参与到项目本身的范围管理、需求管理、成本管理、质量管理、进度管理等过程中,但一般来说项目管理文件的效力侧重内部管理,而合同的外部性更加明显,即双方签订合同后都将受到合同的约束,当然合同不可能像项目管理文件一样事无巨细,但合同对关键问题的约定和把控则是项目管理对外发挥作用的重要保障。
比如这样一个问题:花费大量销售成本,却并未看到对于企业的利润带来更积极的影响。对关键环节逐一梳理会发现,企业履行了很多不该企业完成的合同内容,在不知不觉中增加了产品/服务成本。
遇到这种情况,中小企业可能首先认为这是“内卷”的结果,但现实情况是客户的需求总是无限的,满足了A需求,有B需求在等着你,满足了B需求,客户会告诉你C需求才是他真正想要的,对于这种情况,大企业往往会通过加强合同管理缓解矛盾,因为公司虽然形成了产品或服务体系,但与客户并没有形成具体的谈判成果(合同条款),而合同其实是化解沟通的漏斗效应的重要方式,并可以随时将与客户的互动拉回到正轨,其本质是通过合同管理明确“关键路径”。
面向监管
如前所述,即使在专业性极强的商事交易中"对合约没有善意的要求",但在“个别的商业活动环节中,因为有特别的原因,也会通过立法提升这一道德的标准。”这里强调的正是监管因素、裁判观点的倾向。中兴、华为事件后,我国监管部门对企业合规出台了多项规定,而在这一外部环境影响下,合同管理也从主要关注双方权利义务问题更多转向交易目的、交易背景、交易模式、交易资质、内外部管理(审批)对交易的影响等方面,这也是对合同管理内容的再造。
回应跨领域结合的需要
一方面,合同管理本身在拥抱新技术,比如运用人工智能、数据分析、电子合同、软件系统提升合同管理水平。另一方面,随着技术、商业模式等的不断发展,交易内容、交易标的越来越专业化,从新业态、新场景、新模式到催生新产业、新模式、新动能,都需要合同管理在优化传统工作内容的同时,不断关注新问题。在国际上,一些经典行业示范合同版本的起草者主要是业内专家,专业律师往往是参与者,这也提示我们更需要提升对技术、商业模式等问题的敏感度、辨识度,与其他部门的管理工具、管理方式更好地配合,让合同管理更适配企业安全发展。