利用EXCEL制作公司排班系统（如何利用excel制作排班表）

在日常工作中，我们每个月都要对员工进行值班安排，且涉及到周末和节假日，那么如何用EXCEL制作一个简易方便的排班系统呢？

下图为排班表的最终效果，当然还可以对表格进行美化，只需提前设置好员工基本信息、节假日等数据，点点选选即可快速排班。

图1

系统共有3个表册，第一个表为“节假日和参数设置”，主要设置年度节假日，用函数判断是否需要上班；第二个表为“员工基本信息”，主要内容有员工姓名、部门、职务、联系方式等；第三个表为“排班表”，主要设置一个月的排班，休息日用红色字体自动显示（如图1）。

下面我们依次讲解各个表格的用法。

一、节假日和参数设置

我们指定一个单元格作为年度的调用数据单元格，然后根据年度生成日期，如图2，我们指定D2单元格输入年度，然后在A4单元格用时间函数DATE调用D2单元格的年度生成每日的日期。

图2

DATE函数：DATE(年,月,日)，表示返回表示特定日期的连续序列号。

我们在单元格直接输入函数如：=DATE(2021,9,1)，那么显示的内容即为2021-9-1，利用DATE函数特性，我们可以生成一整年甚至更多的日期，下面我们以生成一年日期为例。

在A4单元格输入函数：=DATE(D2,1,ROW(A1))

D2表示调用2021年度（可根据需要写不同的年度），1表示表示一年中1月至12月的1月份开始往下填充，ROW为行，表示一个月中的1日到30日的各天，用A1表示第一行，往下拖动会变成A2 A3 A4…依次加1，到下月1日的时候会自动变化填充。在第一个日期第一个输入函数回车后，往下填充一年的数据即可。同时，我们需要知道哪天是星期几，只需要在B4单元格输入函数=TEXT(A4,"aaaa")即可显示星期，如图3。

图3

“节假日及节气”这一列可有可无，设置该列的目的是方便看是否国家法定节假日，由此判断是休息还是上班，需要根据每年的实际情况手动录入。因为国家法定节假日可能包含周末和周末补班的问题，所以设置“休息和上班”列，主要目的是便于判断是否上班，然后在“排班表”引用，我们在维护数据时，只需要维护节假日休息和周末补班即可。以上信息全部维护结束后，需要用IF函数判断是否上班，在“排班表”调用后用条件格式显示休息日为红色（或其他颜色，根据喜好设置）字体。

在“是否上班”列的E4单元格输入函数：=IF(AND(OR(B4="星期六",B4="星期日"),D4<>"班"),"否",IF(D4="休","否","是"))，则自动识别哪天上班，哪天休息。

IF(AND(OR(B4="星期六",B4="星期日"),D4<>"班"),"否"的意思是：如果是星期六和星期天，并且不上班，则为不上班。IF(D4="休","否","是")则是判断是否为休息日。

图4

到此，“节假日和参数设置”表的设置就完成了。部分细心的朋友会发现该表中还有一个“日期设置”，主要是方便“排班表”调用选择。

二、基本信息

这个表就容易理解了，主要是领导和员工的基本信息，最后增加一列辅助列，把领导姓名和联系电话合并便于调用。

图5

在“姓名电话合并”列用连接符&把姓名和联系电话合并起来即可，方法很简单，在单元格录入：=B3&E3，回车后往下复制填充就可以了，当有新员工的时候，只需要复制最后一行，粘贴修改数据进行增加。

三、排班表

以上两个表格都维护好以后，就需要在“排班表”里进行调用，以下是效果图。

图6

从上图可以看到，表格左侧有设置是否上班和日期设置，这里为辅助列，方便设置日数和颜色显示，只需要设置“排班表”打印区域即可。

第一步：设置日期

在第一列第一个日期单元格输入函数：=DATE($P$3,$P$4,ROW(A1))，然后往下拖动到需要的位置，在第二列第一个日期单元格输入函数：=DATE($P$3,$P$4,ROW(A17))，拖动到合适的位置，这里值得注意的是，ROW(A17)表示从第17个日期开始，因为我们第一列最后一个日期是16日。这时我们发现单元格显示了完整日期，我们只想显示到单日，选中需要设置的单元格，单击鼠标右键，打开“设置单元格格式”对话框，在“数字”功能组找到“自定义”，在右侧“类型”下方文本框输入“d日”，表示天数，确定后就得到我们想要的效果。如下图：

图7

关于星期的函数，上述已经讲过，用函数=TEXT(A3,"aaaa")就能显示星期。

第二步：数据有效性

设置好日期后，我们需要把值班人员信息和带班领导、驾驶员的信息调用过来，这时候就该数据有效性出场了。选择“值班人及电话”列需要调用数据的单元格，在“数据”选项卡下找到“有效性”，打开对话框，在“设置”功能组“有效性条件”—“允许”选择“序列”，其他默认，在“来源”下方输入：=基本信息!$F$10:$F$20（表示需要值班的人员区域），或者点击右边图标选择区域，然后确定，带班领导和驾驶员设置方法一样，完善后就可以选择排班了。

图8

第三步：调用是否上班数据

在K3单元格输入函数：=INDEX(节假日和参数设置!E:E,MATCH($A3,节假日和参数设置!A:A,))，表示从“节假日和参数设置”表中“是否上班”列提取数据，对应的两列依次设置。

图9

第四步：判断是否两个月的日期排在一张表上

我们都知道，瑞年的2月有28天，平年的2月有29天，此时就需要增加辅助列判断当月有多少天，然后用条件格式把字体显示为白色（因为背景为白色，设置字体为白色后就看不到内容）。

在对应每个月29日的单元格输入函数：

=IF(MONTH(F15)<>$P$4,"不同月","")，用MONTH(F15)计算当月的月份数，然后用IF函数判断是否和当前月一致，如果不一样则显示“不同月”，否则留空，然后往下拖动复制到31日的位置。

图10

第五步：休息日用红色字体显示

选择1日单元格，在“开始”选项卡下找到“条件格式”—“新建规则”—“使用公式确定要设置格式的单元格”，在下方文本框输入函数：=$K3="否"，点击“格式”—“字体”—“颜色”，选择红色（或其他颜色），然后点击“确定”返回。保持选中1日单元格，单击“格式刷”，然后按住鼠标左键拖动到“值班驾驶员”这一列最后一行后松开，即可设置休息日红色显示。

17日后面的设置方法和上面方法一样，在刚才的文本框里输入=$L3="否"。

最后，在29日单元格按照上面的方法设置字体颜色为白色，函数为：=$M15="不同月"

图11

至此，我们的操作基本完成，下面设置一下条件格式显示休息日为红色就大功告成。