内审干货——如何开展“合同管理”审计？细讲要点，一篇足矣（合同内审流程）
ID：内审师修行与实战
审计范围
关于合同管理，涉及到方方面面，包括前期的招标、中间的执行、后期的结算。
但本次讲的审计要点，不牵涉到合同文本以外的东西。比如：招标程序、合同变更、合同付款，合同结算等程序的合规性和合理性等等。
那些东西，以后有机会再说，此次只讲成本类合同，也只讲：你坐在办公室里，看着一堆合同文本，就能出具一篇审计报告。
确实是有很多非常浅显的审计要点，但这些东西，对于内审新手来说，还是有一点儿用的。
仍旧准备以《易经》中的“象数理占”来分类审计要点：
1.象：格式条款方面
2.数：经济条款方面
3.理：合同管理体系
4.占：企业前景
一、象：合同文本的缺陷
其实，根据合同的几大要素也可以整理出一些东西！但是，还是从小编实际业务中常发现的审计问题来说吧！
如果你们企业是大公司，且已经非常规范了，一切都模板化了，合同标准化程度非常高的话，这些低级错误就会很少，你可以跳过这一部分。
1.合同版本问题
同一类合同，有非常多的版本，有精细的，有粗糙的，标准化程度低；我们可以建议统一合同范本。
最好是，将同一类型的合同，列成一个表格，将不同条款对比。
一对比，你就会发现，很多合同版本中存在的问题和缺陷，可以提出一管理建议。
2.合同标题
这是个很扯淡和低趣的问题：虽然公司（尤其是地产集团，业务口多、合同模板多，经办部门也多）要求合同标题必须按格式设计，比如：必须包括工程项目和合同内容（XX项目智能化采购（或安装）合同）。
但在实际执行中，总会出现各种合同标题，比如：《采购合同》《施工合同》等等。
甚至有时候，标准与内容不相符。
3.合同编号
这个与合同标题问题一样，公司会天天强调按编号规则走，但是，总会有各类编号出现，尤其是不同部门、不同项目、不同公司发起的合同，各有各的规则。
最扯的是：就算有信息化系统，系统会默认一套编号规则，但就是不用，非得再弄一套编号规则。
4.合同主体及主体信息
（1）合同主体可以是公司，也可以是个人，但有些合同，偏就弄一个“部门”来当主体。比如：某某项目部，某某采购中心。
（2）很多业务都是公司与公司的交易，但实际签合同时，合同主体就变成了个人。
（3）合同主体是公司，但收款账号是个人。
（4）合同内应包括合同主体的重要信息，最关键的是收款方的银行卡号。
5.合同内容的完整性
《中华人民共和国民法典》第四百七十条规定，合同的内容由当事人约定，一般包括下列条款：（一）当事人的姓名或者名称和住所；（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬；（六）履行期限、地点和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法
审计时要注意：这八项少哪一项都容易出问题，尤其是违约责任，一定要说清，不然最后麻烦很多。
6.指定现场代理人或合同执行负责人
很多合同中不会说这一项，但是为了更好地执行合同，合同双方必须约定好现场人员（姓名、联系方式），如有变更，及时通知对方。
这一项可以作为管理提升点来说。
7.签字盖章
合同主体是公司的，要有公章或合同专用章，重要合同要有法人章。不要以公司名义签订的合同，最终只有个人的签字，没有印章。
合同主体是个人的，要有的是个人签字按手印。
一定要齐全，少一样都当成管理缺陷。
还有，骑缝章一定要有！
8.《廉洁承诺书》
设置审计部门的公司，一般都会在招标文件或合同后面附《廉洁承诺书》，里面有投诉举报方式和渠道。
审合同时，我们要看是不是有此类附件，有没有对方盖章？
9.附合同签批流程
对于任何一个公司来说，签订合同都需要经过内部相关部门的签批，有手签的有电子签的。
合同原件中，尤其是合同执行部门和财务部门，一定在合同文本内附合同签批流程。
有很多公司可能不会这样要求，但是，我们可以提出来，因为这是合同是否经过内部授权的重要证明文件。
就像财务凭证一样，一笔费用支出的凭证里，只有发票和转账记录的话，虽然税局和逻辑没问题，但如果没有内部付款签批流程，仍旧是有缺陷的。
因为，你难以保证正在执行的合同是经过充分授权的。
其他：每项只说9条吧，九为阳极。当然还有其他问题，比如：合同台账管理等。
二、数：合同内的经济条款问题
合同金额写错的这低级问题，好几年是没见过了，前些年是真的经常发生，本文就不多说此类错误了。
1.只有总价，没有单价
并不是所有的总价合同都必须有单价，但是大多合同是可以有单价的。
如果一个合同里有单价、有总价，那么，单价的效力往往会高于总价。
单价不仅仅是为了计算总价用的，他也是重要成本指标和最终结算标准。
2.合同暂估价
有很多合同，尤其是施工类的合同，很多是暂估价，据实结算。
但其中有一个问题。
你的暂估价是高了？还是低了？
如果你是采购方，肯定越低越好，因为进度款可以按暂估总价的比例支付。
3.合同价格的形成
正常来说，合同总价是由工程量和单价得出来的。
但你在审合同时会发现，同一类合同，却出现了不同的计价标准。
比如：粉刷，有的是按实际粉刷面积乘以单价得出，有的是以房屋建筑面积乘以单价得出来。成本指标没有可比性。
这时，我们可以对比分析成本指标（这就为什么我们审计一定要建立成本指标库的原因），可以知道哪类更合理，更节省成本，提出来就是审计成果。
4.付款进度
要求我们对业务要有一定的了解。
比如：你是按工程量进度支付，还是按形象进度支付？这时就需要权衡一下，付款节点是否会出现超支现象？
同一类型的合同，出现了不同的付款节点，这时我们可以对比一下，哪个更合理，也要建议做好标准化付款节点。
5.质保金
质量保证金，是在合同结算后，保留的一部分款项，用于质量保证。
1%、3%或者5%都很常见。
但一定要注明：结算时，收款方要开具全额发票，质保金虽然没付，但发票也开出来，这一条要在合同内约定，不然还是会扯皮。
也可以看下质保的期限合理不？比如工程类，主体2年，水电要5年，如果过短了肯定不合理，长了倒可以。
6.履约保证金
很多合同不约定履约保证金，我们应重视。
履约保证金一方面可以创造现金流，不要小看任何一笔钱，合同多了就多了。
另一方，也是检验供应商实力的手段，也是管理的重要工具，不干或干得不好就扣你履约保证金。
7.各类违约训款和奖励
也可以是“罚款”，比如：不及时到场，不听调动，不服务管理等等，要对现场工作进行处罚。
工期、质量、安全、手续办理等各方面要约定好违约责任。
奖励方面，虽然不算很重要，但还是可以有的，比如获得了文明工地，获得了鲁班将之类的，给予对方XX万的奖励。
提前完工的，给予XX奖励；
节省成本的，给予奖励等等。
我们还是得看这些奖励设置的合理性和可操作性。
8.税点
很多合同金额，不约定税点，只约定：总价包干，单价包干之类的。
合同内没有明说：是否是含税价？税点是多少？开专票还是开普票？这些都是问题。
还有，如果合同是含税总价，一旦遇到税点变动，这好处让给谁？一定要约定清楚，不然后期还会扯皮。
9.大小写
很多合同金额，只有小写，没有大写金额。可以当管理问题说一下。
三、理：合同管理
1.合同档案管理
包括档案负责人、存档编号、合同归档的完整和及时性、合同借阅的手续和归还。
公司是集中档案还是分部门档案，或者是都有？
不细说了，和档案管理相重复。
2.原件管理
一般会在合同内约定：合同一式2份，一式5份，一式7份。
对于份数较少的合同，我们要查看合同使用部门，要看份数是否足够？
对于一份采购类合同来说，最少得一式4份吧，我方最少3份原件：财务1份、执行部门1份，归档1份。
但实际执行时，很多合同只有1份原件，其他部门的只有复印件。
这并不是说原件少了一定有很大风险，但是，真的对管理不利，也影响效率。
3.合同授权
不同的合同，有不同的审批流程，尤其是金额不等，业务不同，签批流程可能完全不一样。
这时，我们要根据公司《责权表》来查看合同签批的完整性。
也要重点看看：把一个大合同拆成多份小合同来走手续的情况，这些是为了规避某些高管审核的，有潜在的舞弊风险。
4.合同审核时间
这涉及到内部管理，某些人某些岗位，总会一直拖着不审批，造成业务延后。
这个需要查背后的问题。
5.合同范围
（1）同一公司，明明是同一项合同，合同范围却不同，但价格一样。
这中间肯定有猫腻，值得追溯采购流程查看。
（2）这一项就需要你足够专业了，要查看不同的合同之间，是否有合同范围重叠，也就是因合同边界不清晰造成了：多个合同内约定同一件事，多支付了成本。
（3）合同范围缺失，尤其是不同部门发起的合同，因为责权不清，某一项业务，你不负责我也不负责，在签订各自合同时，遗漏了某一项。
等执行时发现：谁都没做！严重影响效率。
6.合同经办人
不同的部门负责各自业务范围内的合同经办。
比如：
营销推广类合同，由营销部门负责采购和经办。
工程类合同，由招采部门经办。
但是，有时会出现：明明制度内规定应该由招采部门负责的合同，却由营销部门发起了。
如果没有特批手续的话，中间就有猫腻，就算没舞姿，也违反了制度。
7.合同双方的权责
合同内一般要约定各方的权利和义务。
这需要我们结合自己的专业水平，来分辨权责设计的合理性，需要我们对业务充分理解才行。
8.不可抗力
这一点很有必要，因为对“不可抗力”的理解，并不是那么一致和明确。
最明显的是：当下的疫情。
如果疫情影响了你的工期，怎么算责任？
虽然有时候管控了，其实是可以开工的。虽然有时候没管控，但是管控期间工人都走了，机器都停了，一时半会儿是开不了工的，工期怎么算？
9.合同变更
合同变更分几种：设计变更、签证、补充协议、各类函件。
只要有双方签字盖章，这些都可以作为正式的合同条款。
我们要查看这些变更是否经过授权？
四、占：内控问题
这个，简单理解就是“算卦”的意思，但用在这里，就是用来推理背后规律和隐藏的问题。
作为审计人员，我们自己用就行，没必须当成审计结论说出来。
1.看强弱
如果一个公司，合同版本多种多样，低级错误频出，那么，这家公司绝对不是一家多大的公司，就算看似规模大，但内控一定很差。
2.看老板
如果老板从来不参与合同审批，那么这家老板就是甩手掌柜，合同成本肯定高，舞弊问题肯定多。
老板不参与重大业务，就标志着老板缺少了野心，公司的前景不会太好。
3.看企业
如果审批流程很慢，合同节点又全是大而化之的约定，合同违约条款很少甚至没有，这家公司很可能就是“僵尸型”企业。
一个行将就木的私企或是一些不以赢利为目的的组织。
4.看管理：如果合同内容天天变，同一类业务，同一类合同，每签订一次变一个范围，变一个合同版本，甚至签批人都是天天在变，那他的管理肯定是一团糟，要么是“人情企业”，要么是“杂牌军”。
5.看集权：根据合同签批流程，我们就可以看出这个企业的集权程度。
这个集权包括：集团公司的集权，比如：职能部门都在集团，都在老板手底下；
也包括：业务集权，比如采购业务，全部集中到招采管理中心，而不是分给各部门。
一个公司越集权，代表着这个公司效率高，但创新能力会受影响，员工的痛苦指数也高。
6.看规模
这个很好看，看合同额度就知道规模大小，看盖章公司、签批人的多样性也能知道。
但是，有时候看似规模很大，未必实力强。
7.看企业文化
如果在合同正常条款之外，又约定了一堆更为严格的“管理规定”，尤其是内容质量和效率的要求方面，让对方服从我方管理；
这说明他们对细节控制的要求高，整个公司的企业文化一定是追求细节的。
但是，如果管理规定中只有“不服从管理就罚款”，那就不是追求细节了，而是要求掌控力。
8.看舞弊
这一项，上文有提到，你看授权情况，看金额的合理性，看合同范围的畸形度，就可以看出背后有一定的舞弊风险。
这需要我们对权责熟悉，对业务了解，有职业敏感度，对审计师的个人素质要求较高。
9.看未来
整体来看，如果权责明确，合同规范、审批效率高，合同范围清晰且成本指标清晰，那么这就是一家成熟和稳定的企业。
如果，同一类型的合同运用多个版本，且多年都是如此，不用想，这家企业不会有未来。
如果，一家企业的合同权责一直在变，但越变越清晰，合同模板也是如此，而且合同金额越来越大，那它一定是一家快速发展的公司，未来会很好。
就说这么多吧，其实还有很多内容可讲，但是言不能尽，其他的诸君可自行思考。
请多关注哟！
