合同管理办法（合同管理办法2023）_2

一、目的

为规范公司合同的管理，防范与控制合同风险，做到管理有依据、合约有约束、履行有检查，维护公司的合同权益，特制定本管理办法。

二、适用范围

本制度适用于公司签订和履行的所有建设工程施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、施工内部成本承包合同、材料设计购买合同等。

三、职责

3.1公司执行董事负责建设工程施工合同、施工内部承办合同及重大专业分包合同、劳务分包合同、购买合同的批准及授权签订。

3.2综合管理部负责公司各类合同的管理工作，具体职责如下：

3.2.1负责对合同专用章、合同示范本、法人授权委托书的管理和发放；

3.2.2负责建设工程施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、施工内部承包合同、买卖合同的档案管理；

3.2.3负责协助法务人员对合同定期与不定期的审查和复盘工作；

3.2.4负责本管理办法的监督执行；

3.3 法务人员负责公司各类合同的谈判、预审、签订及执行监管等管理工作，具体职责如下：

3.3.1负责指导、协助各部门做好各类合同的签订和监管；

3.3.2负责监督、检查各类合同的过程履行情况；

3.3.3负责各类合同的争议、调解及诉讼；

3.4公司各级管理层及员工是相关合同执行的第一人，负责各自对应合同的具体履行情况；

四、合同签订过程

4.1合同签订过程是指合同的预案审查、合同的执行、合同的监督、合同的管理。包括从资信调查、合同拟定、合同签订、履行、变更与解除、纠纷处理、合同终结归档等全过程的管理。

4.2合同签订过程

五、合同日常管理

5.1合同的存档管理

5.1.1合同的存档管理部门为：公司综合管理部。

5.1.2合同存档资料包括但不限于各类合同的原件、合同签订前置谈判资料如谈判记录等、合同签订的审批表等。

5.1.3合同存档的操作规程：各部门留存生效合同复印件，合同签订后三个工作日将原件存档综合管理部，其中综合管理部适用的表单为《合同存档登记台账》。

5.2合同的借阅管理

5.2.1合同借阅审批流程：申请人发起借阅申请——部门负责人（分管副总）复核——分管副总审核——综合管理部办理借阅登记，其中适用的表单为《合同借阅申请表》、《合同借阅登记台账》。

六、合同履行监管

合同管理重点在于履行过程的监管，如，履约过程是否符合合同约定的要求及标准规范、是否做好合约中节点标准的文档留存等。

合同存档后关键合约内容的提取。合同管理的终点并不是合同的存档，反而存档管理是合同履行监管的管理。具体操作过程如下：

第一步：在专业法务人员的指导下，综合管理部建立内部合同履行管理台账格式如下：

综合管理部在法务人员指导下整理履约中注意事项，反馈至合同执行部门，格式如下：

合约中重点关注内容汇总表

第二步：综合管理部以月度为单位，每周30日前要在法务人员协助下整理一份《月度合同履行汇总表》（格式如下）上报执行董事，汇总表核心内容为上月各类合同中重点关注内容履约情况和下月各类合同拟跟踪关注计划。

第三步：合同执行完毕存档保管。合同执行完毕后，综合管理部要将与合同相关的所有资料汇总至档案袋中，并制作目录表粘贴于档案贷封面。

七、合同后续管理

法务人员要定期指导综合管理部将在各类合同执行过程中出现问题进行汇总分析，并将分析后形成各类型合同签订注意事项以书面文字形式反馈至各部门，助推各部门做好各类合同谈判及签订工作。