合同文档管理的重要性（合同文档管理的重要性和必要性）

合同文档管理的重要性

在工程招标投标和合同实施过程中，许多承包商忽视工程文档系统的建立与管理，其中包括合同文档收集、保存与管理。工程文件太多，资料太繁杂，收集整理费时间等因素，容易导致对文档管理的懈怠。由于没有建立文档管理系统，最终是削弱自己的合同地位，损害自身的合同权益，特别是不利于争执和索赔问题的解决。如合同额外工作的书面确认，合同变更指令不符合规定，错误的现场签证、会议纪要、工程收方量等未及时提出修改，重要合同文档未能保存，业主违约未书面确认等。这就使承包商在合同争执和索赔问题的解决中难以实现合法的权利。

人们忽视工程文档的收集、保存与管理，是因为这些文件与记录当时看来价值不大，如果工程实施一切都顺利，双方没有产生争执，很多文件资料确实没有价值，而且这项工作十分烦杂，花费也不少。但是，实践证明任何工程项目都会有风险，都可能产生问题与争执，甚至会发生重大问题的争执，这时都会用到工程文档所提供的大量证据。若没有建立与完善的工程文档系统，缺乏解决问题的有力证据，必定会造成不可挽回的损失。之外，文档管理也是保持工程质量、维护的依据。

合同文档管理属于信息管理的内容，它不仅仅只是为了解决问题的争执，在整个项目管理中它具有更为重要的作用，已是现代项目管理重要的组成部分。