合同管理中财务不可忽视的十五个要点
我之前工作的企业有上市公司，也有初创企业，有国企也有私企。在上市公司中，所有的工作环节都能够找到相应的制度和流程进行指导和规范，但在初创期和尚处于成长阶段的企业中，管理层的重心放在‘如何迅速增加收入规模’这个问题上，对于业务流程的控制并不特别重视。
在这些企业中，对于合同的管理，通常缺少财务的参与。合同的签订不需要经过财务的审批，合同归档缺少时效性，通常会导致各种各样的问题。当问题出现的时候，最终解决问题的工作往往落在了财务部门，需要绞尽脑汁想办法进行补救，降低企业的风险和损失。
财务是否要进行合同管理，答案是肯定的。合同管理可以简单分为合同审核签订和合同执行跟踪两个环节，在每个环节中，财务需要做哪些工作？需要关注哪些重点？我进行了简要的总结，将归纳为十五个要点。
关于财务为什要审合同
要点1：合同审核的目的
合同审核是为了确保合同的内容能够达成合作双方交易的目的、交易的合法性，合作双方的权利义务约定清晰明确，这样可以最大程度上的降低风险。
为了实现这个目的，就需要合同涉及的相关部门，依据专业的知识以及经验对合同的内容和条款进行审核，站在企业利益的角度，最大限度地降低企业的各类风险，保证合作顺利完成。
要点2：财务必须要介入合同审核环节
风险管理贯穿于企业的经营过程中，想要降低经营风险，就需要从源头开始进行控制。
合同的签订作为大部分业务流程的起点，财务在审核环节的介入，可以作为一种事前控制，在合同签订前提前预示相关的风险，包含税务、资金、利润等方面的风险提示，从而将部分风险斩断在最前端，避免一切既成事实后再想办法解决麻烦。
财务需要在合同审核过程中关注哪些方面
要点3：确保合同签订的前置工作已经完成
对于大部分企业来说，合同签订是业务流程的起点，但针对一些具有特殊业务性质的企业，在签订工作前还有其他必要的环节需要完成。
按照项目进行管理的企业，需要进行相关的立项审批，由各部门讨论和评判项目的可行性，然后综合考虑项目是否可以继续执行。例如一些影视投资和制作公司，内部通常按照影视项目进行管理，由于投资和制作涉及的金额较大，所以通常会先进行立项。通过对于项目的具体内容、执行过程、预算金额的评判，加上对未来收入利润的测算，综合考虑是否要进行项目的开发。立项审批过后才会进入合同审核和签订流程，对于这类企业，立项审批对于合同签订来说是必不可少的前置工作。
还有一部分涉及大型的工程建设、大批量采购的企业，可选择的供应商范围较广，所以为了筛选优质的供应商同时降低企业的建设或采购成本，会利用招投标来进行筛选。通过对于投标企业的规模、实力等方面的综合评判，最终选定其中一家或几家供应商来合作，然后才会进入合同签订的环节。如果没有进行招投标，可能会出现舞弊等行为致使企业选择了不恰当的供应商，最终导致企业承担不必要的损失。所以根据业务性质，在部分企业中，招投标也是合同签订前必要的前置工作。
要点4：合同是否超出预算
这一点在进行付款合同审核中需要特别关注。如果企业按照项目进行管理，在立项过程中会确定项目整体预算；不涉及项目管理的企业，也会有年度预算。
在合同审核的过程中，需要关注合同中约定的付款项目是否在预算的范围以内，同时还需要关注付款的金额是否超出了预算。
例如企业聘请中介机构协助申报某项政府补贴，需要支付相应的服务费。在编制年度预算的时候，管理费用中并未包含这笔支出，那么这个合同就属于预算外的合同，需要进一步查看合同条款的约定，慎重进行考虑。如果合同条款约定，企业在收到政府补贴后，再按照一定比例向中介机构支付服务费，那么这笔预算外的支出同时会带来预算外收入，不会降低企业整体的利润；如果合同条款约定需要预付这笔费用，如果未来政府补贴申请不成功，企业依然要承担这笔款项，会降低企业整体利润，需要提示管理层进行进一步审批。
要点5：合同审批流程合规
审批流程要与相关合同管理制度中的描述一致，需要确保合同经过所有部门具有相应权限的人员审核。例如财务部审核的环节，对于不同类型、不同金额的合同，需要经过不同层级的人员进行审核，小于50万元的付款合同只需要财务经理审核，大于50万元的合同在财务经理审核过后还需要经过财务总监审核。这些层级审批可以在OA流程中进行设置，但如果不能自主设置的话，就需要人工进行审批的递交。
对于某些特殊业务内容的合同，如果审批人员并不清楚具体的合作情况，还可以考虑在流程中人工选择加签，将合同转交给了解情况的人进行审核后，再依据对方的审核结果来进行审批。这就需要审核人员关注前面每一环节的审核人留下的相关审批意见，在里面可能会描述一些合同中存在的特殊情况，例如为何给予额外的折扣、客户存在某些特殊性等等，这些信息都会帮助财务人员进行综合的风险评估。
要点6：合同中履约内容描述清晰
合同的履约内容涉及合同的标的物或服务项目、合同金额、交付方式、附加条件、质量条款等等，相对清晰的描述可以避免后续合同在执行中引起双方对于合同履约内容的分歧。
站在财务的角度，我们首先要评判企业是否有履约能力。客户需要在15天内交货1万件，但企业目前存货只有3000件，按照目前的生产力测算15天最多也只能生产6000件，还要考虑运输花费的时间，这样来看企业在15天内交货存在一定的困难，如果无法履约就要承担相应的违约赔偿责任。如果其中一部分货物进行外采，就需要评估相关的成本以及质量因素，还涉及采购资金的支付等问题。
合同履约信息决定财务按照怎样的原则确认收入成本。按照合同的约定，是某一时点的履约义务还是某一期间内的履约义务，决定着财务上是一次性确认收入还是分期按照履约进度确认收入；是否存在质量保证条款，决定着财务上是否需要确认预计负债。这些财务直接相关的问题，都需要关注履约内容的具体描述。
如果合同描述不清晰，无法将不同性质的履约义务区分开，那么很可能会导致企业需要按照较高的税率缴纳税款，同时也会在后续的执行过程中，与客户发生争执，产生合同纠纷。
要点7：收付款条款需要重点查看
收付款条款主要包含合同结算的方式，是一次性收付款还是分期收付款，收付款账期有多长，是否存在代收代付的情况等等，这些条款主要影响企业的资金运转。
企业中对于收付款账期可能会制定一条标准线，例如客户的账期不能超过45天，给供应商的付款账期在60天，这种标准会指导相应部门在谈判中为企业争取最大利益，避免出现垫付资金的情况。但实际工作中，对于重要的大客户和战略合作客户以及占有强势地位的供应商，收付款的账期通常要按照对方的要求，能够谈判的空间较小。对于这种超出标准账期的情况，财务就需要测算账期加长对于企业资金的影响，提前进行风险提示。针对客户和供应商进行信用分析，通过对客户和供应商规模实力以及以往合作信息的分析，给予管理层一定的建议，辅助其进行决策。
如果出现代收代付的情况，需要利用三方协议来约定清楚各方的权利义务关系，避免出现纠纷后无法进行追责。
要点8：折扣条款符合企业规定
针对客户折扣，一般按照业务人员的层级，企业会给予不同的折扣权限，例如普通销售可以给予客户5%以下的折扣，销售经理可以给予15%以下的折扣，如果折扣超出15%，则需要营销总监审批。同时供应商也会按照一定的条件给予企业折扣，这些都属于合同中的折扣条款。
首先需要关注的是折扣的形式，是提前付款给予折扣，还是按照合作量打折，或者是季度的返点，不同形式的折扣在财务处理上会有区别。同时关注折扣的比例或是金额，是否有超出企业的规定以及个人的权限，是否需要更高层级的审批。折扣的金额会直接影响企业的利润，需要财务针对合同进行利润的测算，辅助管理层进行判断。
要点9：定金、违约金、赔偿金的约定
这部分其实主要还是由法务部门进行审核，但财务还是需要关注合规性以及相应的金额。例如定金的比例是否超出合同总额的20%，违约金和赔偿金的金额是否过高，什么情况下会被判定是违约等等，这些条款中也潜藏着财务风险。
要点10：开票类型及开票项目的合规
合同中约定是开具增值税专用发票还是增值税普通发票？约定的开票项目是否与合同的实质内容一致？开票项目是否超出经营范围？这些问题都需要一一进行审查。
不能开具增值税专用发票的服务，如果开具专票，企业就会承担风险；如果企业的经营范围中没有销售商品这个类目，但却因为售卖商品需要开具13%税率的增值税专用发票，那么后续还需要考虑进行经营范围的变更；如果明明提供的是营销服务，对方却要求开票项目为技术服务，这样就造成了开票项目与合同实质不一致的情况，存在税务方面的风险。
要点11：合同签约主体需要检查
有些企业不止一家法人主体，会依据业务情况开设不同的子公司，在合同签订的时候，需要按照业务规划来确定签约的主体是否正确。假如企业有A、B两家子公司，A公司主要进行影视投资，B公司进行IP开发和授权，合同签订的时候就需要注意，所有影视投资合同签约主体都是A公司，IP开发和授权相关合同签约主体都是B公司，如果签约主体出现错误，后续可能要涉及合同变更或是内部交易。
另外在签约主体审核的时候，还需要关注是否为关联企业，包括基于投资关系所产生的母、子公司，也包括企业董事、监事、高级管理人员个人投资或是担任职务的公司。前者在财务上涉及合并报表抵消或是投资收益的计算，而后者可能会导致舞弊发生，都需要特别关注。
要点12：合同中相关信息的准确性
合同中的相关信息包含公司名称、收付款账户、开票信息，这些信息虽然财务会提供标准版本或是企业提供标准合同模板，但在合同拟定的过程中，还是会发生信息填写错误的情况。
当企业存在很多个法人主体和银行账户时，经常会有人把这些信息混淆，最常见的是银行开户行和收款账号不一致、开票的公司名称和税号不一致。A银行的开户行 B银行的账号，A公司的名称 B公司的税号，这类错误很难一眼看出，需要财务人员仔细进行核对。
合同归档和执行情况的跟踪不能忽视
要点13：财务也需要进行合同归档登记
在合同管理的工作中，合同归档经常容易被忽视。合同签字盖章后，可能很长时间都未归档，导致财务部门缺少收入成本确认的重要依据。
还有一些公司，合同归档的工作主要由法务部门负责，财务部只保留合同扫描件，部门之间的信息传递存在一定的时间差，如果出现延误，则可能会导致财务少确认收入。
如果是在线上使用OA等系统进行合同审批，需要在合同审批流程的最后增加财务归档的环节，这样信息可以实时进行传递，消除信息差，确保各部门信息的同步；如果是采用线下审批的方式，则需要手工进行登记，更新存在一定的滞后性。
要点14：把合同台账作为复核收入的工具
登记合同台账除了可以查找合同的基本信息，包含客户供应商名称、合同金额、合同类型、责任人、签约时间等等，还需要在台账中登记财务相关的信息，例如结算条款、预计收付款日期等。
利用合同台账的信息，可以检查每月收入、成本的确认是否存在遗漏。如果企业没有完善的信息管理系统，可以为财务人员提供实时的客户合作情况，那么合同台账就是很好的信息来源，可以用来反向检查财务核算的准确性。
要点15：不要忘了跟踪合同执行情况
合同执行的情况一般由负责的业务人员进行对接，在日常的工作中可以与业务部门进行沟通了解。
通过定期的财务分析，根据收入情况以及客户或是项目的数据统计，可以了解到合同执行情况；通过实际与预算的差异分析，可以找出目前合同执行中存在的问题，例如特殊情况导致的延期、客户流失等；通过合同的收付款条款来查看合同账期，结合应收账款管理和客户信用管理，定期对应收账款进行复盘和清理，避免坏账的产生；合同的收付款账期还可以与资金管理相结合，进行资金预测或是检查相关部门提交的资金计划，提前预知未来可能产生的资金风险，确保企业的正常运转。
财务需要介入到合同管理的流程中，目的是为了进行风险提示和给出相关建议，事前控制往往比事后补救要更加有效，同时也能最大限度避免企业可能出现的损失。
事后的跟踪和复盘，更大的作用是在于找出存在问题的环节，想办法从根本上解决，从而避免同样的问题再次发生。
合同管理需要各部门进行明确的分工和协作，每个部门都站在自身专业的角度提出意见，这样才能对于合同的内容进行综合评判，缺少任何一个部门，合同管理都会出现问题。
结束后的碎碎念：之前曾经遇到一些公司，合同不会经过财务审批，但执行中出现问题却首先找到财务解决。财务部没办法得到实时的信息，在解决时很难推动其他部门，问题最终得不到解决，所有的责任都要财务来承担。想要避免这种背黑锅的状况，就需要与老板沟通，让财务提前介入到流程里，掌握全面的信息，这才是最佳的解决方案。
