合同管理办法（合同管理办法2023）_1
合同管理办法
一、目的
为加强公司的合同管理，明确合同管理职责，规范公司经营行为，防范和控制经营风险，提高经营效率和质量，依据《中华人民共和国民法典》，特制定本办法。
二、适用范围
本办法适用于以公司名义与相对方（包括自然人、法人、其他组织）之间设立、变更、终止民事权利义务关系的各类合同和协议（以下统称“合同”）管理,包括线下签署的纸质合同及线上通过电子签名（章）签署的电子合同。
三、机构与职责
公司对合同管理遵循“机构职责授权、职能部门监督、经办部室负责”的原则。各部门具体职责如下：
（一）风险管理部
为公司合同归口管理部门，主要负责：
1.审核合同专用章的刻制；
2.负责合同规范化、标准化工作；
3.负责合同审查工作，并收集法律顾问的意见，防范合同法律风险；
4.对合同签订及履行情况进行监督与考核；
5.负责与法律顾问就合同有关问题和合同纠纷案件进行沟通。
（二）综合财务部
1.负责从财务角度对合同进行审核把关；
2.负责按合同条款办理结算业务，监督合同的资金支付和合同应收账款的收回；
3.参与公司重大投融资项目的谈判。
4.审查并办理合同洽谈、签约等过程中的授权委托手续；
5.负责刻制、保管公司合同专用章；
6.负责审核合同会签审查程序是否完备，加盖合同专用章或行政印鉴，并进行备案登记；
7.负责电子签名服务平台（以下简称“平台”）的注册及印章管理，主要包括：
（1）进行平台注册及用户基本信息变更与更新；
（2）电子印章的管理，包括：制作、变更、使用流程；
（3）确定平台管理员，并授权管理员根据本办法进行平台角色权限的管理；
（4）协助处理公司业务平台电子合同的电子签章问题；
8.负责合同文本资料的保管存档，督促各合同经办部门按照要求进行合同清理和归档，及时处理相关问题。
（四）合同各经办部室
负责其授权范围内的合同谈判、签订和执行，并对本部室管理的合同的可行性、效益性、风险性负责。
四、授权管理
（一）公司对外签订合同严格实行法定代表人授权委托制度。
（二）法定代表人以外的其他任何人以公司名义签订合同均须办理法人授权委托手续。任何部室或者个人不得无权或者超越权限、期限对外签订合同，严禁被授权人员转让授权。
（三）公司法定代表人授权人员、权限、期限原则上以公司文件形式明确；公司文件暂未明确的，通过一事一授权形式办理授权委托书。
（四）合同对方要求提供公司授权委托书或出现公司授权文件规定之外的事项时，由合同经办部室提出申请，综合财务部负责审核办理，报公司法定代表人审批后授权。
（五）授权委托书是公司授权的书面证明，由风险管理部统一制作，由综合财务部进行管理，经法定代表人签发，一律使用公司行政印鉴，其他印鉴无效。
（六）经办部室和受托人应妥善使用、保管授权委托书，不得随意涂改、修订授权内容，不得转借他人；被授权人员及授权范围发生变动时，其所在部室应当及时向综合财务部报告；对受托人办理了授权委托证书的，合同经办部室应当将原授权委托证书交回综合财务部或办理授权委托变更手续。
五、合同的订立、履行与变更
（一）订立合同一般应当按照选择相对方、谈判、起草文本、审批、授权、签字盖章的程序进行。
（二）经办部门必须对合同对方当事人的主体资格和履约能力进行调查，核对对方当事人有效的营业执照或其他权利能力文件，必要时应要求对方提供履约担保，担保者是能够承担相应民事责任、具备独立法人资格并符合《中华人民共和国民法典》有关规定的经济实体。
（三）经办部室在合同谈判过程中提供给相对方的涉及公司商业秘密的资料应当及时收回，或与相对方另行签订保密协议。
（四）在正式签署合同文本前，经办部室应当审核合同条款的完备性，并填报《合同（协议）会签审核申请单》，将合同文本及相关资料送交风险管理部、综合财务部及与该合同执行有关的其他部门进行会签审查，并报总经理、执行董事进行审批。执行董事可根据公司业务的实际情况，对一定范围内的合同审批授权于相关人员。
业务管理系统中产生的合同文本，按照本办法规定在系统中设置审核流程进行会签审查，无需填报《合同（协议）会签审核申请单》。业务管理系统中根据格式合同自动生成的合同文书，如果相关部室在系统中对业务进行了审查，可不再对系统中以该业务内容自动生成的合同文书进行会签审查。
（五）除即时清结外，合同（协议）一律采用书面形式。
（六）对方非法定代表人签订合同的，必须要求对方出具授权委托书。不得与其签订超越其授权范围、权限与期限的合同。
（七）法律、法规规定合同生效应报批准、备案、登记的，由经办部室负责及时办理相关手续。
（八）合同生效后，经办部室应当跟踪督促合同的执行。
（九）合同变更应当与合同相对人订立书面协议。法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续的，经办部室应当及时办理。
（十）在合同履行、变更过程中发生的纠纷，经办部室应当先与合同相对人协商处理。对已进入或拟进入诉讼程序或仲裁程序处理的法律纠纷，应及时向公司主管领导报告批示后，将相关资料移送风险管理部处理。
（十一）风险管理部负责及时与法律顾问沟通协调管理法律纠纷，经办部室应指定专人配合或担任诉讼代理人参与法律纠纷处理工作。
六、保理业务格式合同管理
（一）业务部负责根据公司业务流程对合同进行规范管理；负责审查合同商务条款，对合同的可行性、效益性、风险性负责。
（二）风险管理部负责对业务合同进行合法合规性审查。
（三）风险管理部根据业务需求提出格式合同文本，征求法律顾问的法律审查意见后，按合同会签流程报批后形成正式格式合同文本并生效。根据生效后的格式合同文本生成的合同，无特殊情况不需再征求法律顾问的意见和进行法律审查。
（四）风险管理部应根据国家法律、法规相关条款的变化及业务需求、品种的发展及时修订、补充格式合同。
（五）本条未作出另行规定的，按本办法其他规定执行。
七、关于通过电子签名服务平台线上签署电子合同的特殊规定
（一）电子认证服务商应具有符合国家安全标准的技术和设备，具有国家密码管理机构同意使用密码的证明文件，及国家法律法规规定的其他相关条件。
（二）选择的电子合同服务平台应具有10年以上的服务经验、200万以上的企业用户、50亿以上的总签章量。
（三）对于风险级别较高的业务合同应及时进行数据存证。根据公司相关风险管理制度判断风险级别。
（四）由风险管理部进行存证、取证操作。综合财务部负责存证、取证费用的缴纳，确保存证、取证不受影响。
（五）本条未作出另行规定的，按本办法其他规定执行。
八、合同基础管理
(一）合同签订后，经办部室应当将合同及相关文件资料按照《档案管理办法》的要求及时移交综合财务部编号、整理存档备查，办理归档手续。
（二）合同及相关文件资料应自合同履行完毕或终止后至少保存10年，标的物为不动产的合同应长期保存。
（三）各经办部室和综合财务部应妥善管理合同资料，相关重要原始资料应建立借阅制度，保障合同信息安全。
（四）任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的商业或技术秘密。
（五）风险管理部应对合同管理进行检查和评价考核，检查和考核结果纳入公司部门绩效考核范围。
九、附则
（一）本办法由公司风险管理部负责解释。
（二）本办法自印发之日起执行。
