如何有效管理采购合同？（如何有效管理采购合同信息）

采购中的合同管理用于管理与供应商、客户和其他第三方的端到端合同。

合同管理流程包括合同申请或启动、编写、谈判/修订和批准阶段、执行和签署以及义务监控、续签、修订和到期。

对于一些企业来说，采购合同管理的部分甚至全部可能是手动操作的，这可能会影响供应商管理效率。

采购合同管理的关键步骤

概括来说，采购合同管理过程有7个主要步骤：

步骤1-请求或启动：

企业用户请求新合同或审查现有合同的能力。根据需要，可以将此请求发送到采购和/或法律部门，为审查和处理请求提供一个中心位置。

步骤2-合同创建与编写：

合同创建和编写是使用现有和已批准的模板和条款结合一组业务规则组合成合同的过程。

此自助服务功能允许用户在法律团队设定的范围内独立创建合同，从而提高合同周期的速度和效率。

步骤3-合同谈判与审查：

此时合同已与另一方共享，并开始修订和谈判过程。这一阶段的关键是与内部用户以及第三方（如供应商）协作的能力。

良好的文档比较、更改跟踪、版本控制和审核跟踪对于此过程的顺利运行非常重要。

步骤4-合同审批和执行：

合同审批工作流通过确保所有需要审批的人都这样做，从而保持流程高效运行。

无论是合同所有或特定部分需要批准的串行或并行工作流，工作流通常都可以根据合同类型、地区、金额、实体、风险等进行配置。通过电子签名执行合同有助于流程的顺利结束。

步骤5-合同执行与分析：

与合同生效时相比，签署后的工作与签署前的工作同样重要，甚至可能更重要。因此，了解合同的执行情况非常重要。

合同生命周期可以持续几年，通常涉及许多里程碑和义务、付款、回扣、折扣等。了解这些，跟踪、分配和完成这些对实现合同价值至关重要。

同样重要的是评估合同整个生命周期的风险，随着法规的变化或业务的发展，某些合同可能需要修改以反映新的环境。

步骤6-合同修订：

修订是合同生命周期的一部分。与原始合同相比，事情发生了变化，需要有效地处理修订，同时不影响现有的流程或指导方针。

合同管理工具使此过程变得简单，并跟踪所有更改。

步骤7-合同到期或续订：

通过自动警报和通知了解哪些合同即将到期或续签，可以极大地帮助法律团队优先安排时间。

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