如何建立合同管理计划与合同质量计划（如何建立合同管理计划与合同质量计划制度）

一、合同管理计划

合同管理用于保证自方的履约行为能够满足合同的要求。做好合同管理计划是合同履行的基本保证。如果合同管理中没有制定一份好的合同计划，合同在签订或履行过程中如果发生变更或其它情况，易背离最初签订合同的目的。有了合同计划，除在项目谈判过程中易围绕合同计划开展主题，也容易让项目其它参与具体工作的人员了解合同履行的过程和目的，更好地完成工作。

合同管理计划包括准备需要让潜在合同的对方响应和决定合同授予的评估标准的文档。合同管理部门协助项目部门经理编制、完善公司月度、年度经营计划、业绩评价制度和部门内部各种工作规程等；负责起草年度经营计划的文件的工作；负责监督年度经营计划的落实进度、执行成果；具体负责组织月度的计划总结和沟通协调会，并准备相关材料。项目团队通常使用标准表格和专家评判作为工具来帮助他们创建相关合同计划文档和评估标准。

举例：拿采购工作来说，采购项目确定后，制定一份合同计划，合同计划中包括采购管理计划、合同工作说明书、自制或外购决策和项目管理计划都是这个过程的重要输入。采购计划中的文档通常包括建议书邀请函RFP（Request For Proposal的缩写）和报价邀请函RFQ（Request For Quote的缩写）。

建议书邀请函RFP是从可能的供应商那里征求方案的文件，是由卖方准备的、可以满足买方需要的不同方案的文档。例如，一个组织想要把它的工作自动化或者为一个业务难题找到一个解决方案，它可以在建议书邀请函中写明，然后卖方能够通过建议书来反馈。供应商会建议各种各样的硬件、协同软件和网络解决方案来满足这个组织的需求。选择谁胜出，卖方常常取决于多个标准，不单单是最低的价钱。

报价邀请函RFQ是用来从预期供应商那里征求报价或者投标的文件。投标也称为标书或报价，是卖方准备的文件，针对买方所清晰界定的各项条款所提供的价格文档。组织经常对涉及特定项目的请求使用RFQ。例如，如果一个公司想购买有特定功能的100台个人电脑，它可能向潜在卖方发送RFQ。一般情况下，准备RFQ没有像准备RFP要那样长的时间，做出回应也一样。选择常常是基于最低报价。

写一份好的建议书邀请函RFP是项目采购管理中的关键环节。许多人从来没有写过或者响应过RFP。为了产生一份好的RFP，专家的意见是很宝贵的。在不同的公司中有很多可用的RFP的例子，或者是从潜在的承包方或者是从政府组织那里。在发出RFP和审核建议书的时候经常涉及法律方面的需求，特别是政府项目。重要的是要咨询熟悉特定组织的合同计划过程的专家。为了保证RFP有足够的信息来作为好的建议书的基础，买方组织应当努力让自己站在卖方的立场上，基于RFP中的信息开发出好的建议书RFP。用于RFQ和RFP的其他术语包括投标邀请函、磋商邀请函和初步承包方响应（无论叫做什么，所有的采购文档在写的时候，都应该有利于从预期的卖方那里得到确切和完整的响应）。还应该包括组织和项目的背景信息、相关的工作描述、进度、需要的响应形式的描述、评价准则、报价单和任何需要的合同条款。它们应当足够严格，以保证一致的、可比较的响应，但是又要足够灵活，从而使得卖方能够建议更好的方式来满足需求。

企业最好是在发出正式的RFP或者RFQ之前，准备一些评价准则，这对企业来说非常重要。企业使用这些准则来给建议书分级或者打分，通常给每个标准赋以权重以表明其重要性。常用的评价准则包括技术方法（30％的权重）、管理方法（30％的权重）、过去的业绩（20％的权重）和报价（20％的权重）。评价准则应该是明确而客观的。例如，如果买方要求供应商的项目经理必须是一个经认证的项目管理专家，那么采购文档就应该清楚地列出这个需求，并且在合同签订的过程中加以遵循。如果买方不遵循公平和一致的评价过程，那么失败的投标者可以诉诸法律。

二、合同质量计划

（一）质量计划的概念

质量计划是指：针对特定的产品、项目或合同规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件。质量计划提供了一种途径，将某一产品、项目或合同的特定要求与现行的通用质量体系程序联系起来。虽然要增加一些书面程序，但质量计划无需开发超出现行规定的一套综合程序或合同中对质量的要求标准。一份质量计划可以用于监测和评估贯彻合同中对质量要求的情况。

质量计划是一种工具，用于组织内部时，应确保特定产品、项目或合同的要求被恰当地纳入质量计划；在合同情况下，质量计划能向其顾客证实具体合同的特定要求已被充分阐述。具有合同质量计划很多时候可以在特定产品、项目或合同上代替或减少其他质量体系文件的运用，简化现场管理。也可以在具备合同的情况下，在合同签订前编制质量计划，并作为质量文件的一部分参加投标。特别是当现行产品技术状态发生显著变化时，应考虑编制新的质量计划。

编制一份合同质量计划，应以下几点为基本要求：

1、是以特定产品、项目或合同为对象，将质量保证标准、质量手册和程序文件的通用要求与特定产品、项目或合同联系起来的文件。仅需涉及与特定产品、项目等有关的那些活动，对一般要求可直接采用或引用现行的质量文件。应保持与现行质量文件要求的一致性。

2、产品结构简单、品种单一或形成系列，一个质量计划可包容时，可不必针对每个产品都制定质量计划。

3、质量计划可高于但不能低于通用质量体系文件的要求。应明确质量计划所涉及的质量活动，并对其责任和权限进行分配；质量计划应由技术负责人主持，相关部门及人员参加制订。考虑相互间的协调性和可操作性。

（二）质量计划的内容

编制一份质量计划，基本包括以下内容：

（1）明确其范围和目的（所适用的产品、项目；特殊要求及有效期）及需达到的质量目标；

（2）组织实际运作的各过程的步骤（企业在拟制质量计划时，可用流程图或类似图表展示过程要求）；

（3）在项目的不同阶段，相关职责、权限和资源的具体分配；

（4）采用的具体的文件化程序和指导书；

（5）适宜阶段适用的检验、试验、检查和审核大纲；

（6）随项目的进展进行更改和完善质量计划的文件化程序；

（7）达到质量目标的度量方法及所采取的措施。

1．合同质量问题。

合同质量是合同履行的重要内容。合同当事人因合同质量尤其是在工程承包协议因质量问题争议较多。以工程质量为例，可以从以下几点严格把控合同质量问题：

（1）合同质量保证期计算时间：合同质量保证期是从工程竣工验收合格之日起，分别计算工程的质量保证期；质量保证期可以按国家有关规定确定，或由双方当事人协商确定。

（2）合同质量保修：在合同保修期内因工程质量造成第三方损失，应由发包人负责赔偿，并向责任方追偿；在保修期内，不属于保修责任范围，承包人不负责保修；项目超过合理使用年限，承包人不负责保修；因保修不及时造成损失应由责任方负责；承包人不履行保修义务的，发包人可以向法院起诉，建议行政主管部门责成承包人改正，并处以罚款，发包人可另请单位保修，其保修费用由承包人负责。工程验收必须坚持质量标准，并经工程师确认质量合格，否则承包人应进行返工，直到检查合格为止。

（3）合同验收标准：工程质量验收标准应在专用条款中加以说明，如采用的标准规范、合同对质量的要求等。当事人如对工程质量产生争议，应按合同专用条款规定约定的工程质量监督部门检查验收。工程质量不合格，责任应由责任方负。若是双方的原因，应由双方按责任的大小，分别承担。

施工过程中的质量验收：工程师对每道工序成果都必须检查验收，合格后才允许下道工序施工；承包人在施工过程中必须实行“三检制度”（即操作人员自检、互检和专检）；工程师在施工过程中应进行巡视检查，发现问题立即纠正；加强隐藏工程质量检查验收签证制度，不合格工程不予验收；对重新检查验收的工程，检查合格由发包人承担检查验收的追加的费用，检查不合格则应由承包人承担检查验收的追加费用。对于设备安装工程竣工后应当组织试车：试车范围应与承包人安装范围相同；试车分为单机无负荷试车，联动无负荷试车，投料试车；如因设计问题达不到验收要求，发包人要求重新设计，承包人重新安装，追加工程付款或延迟工期；由于设备制造达不到验收要求，应由设备采购方负责，如由承包人采购，应承担追加费用，否则应由发包人负责；因承包人施工原因达不到验收要求，承包人应重新安装试车，承担追加费用；工程师要求延期试车，必须在开始试车前24小时向承包人发出书面通知，延期不超过48小时。

竣工验收：竣工验收必须按法律规定进行，并应具备竣工验收的条件；竣工验收应按国家规定的验收标准和验收条件组织验收；竣工验收不合格不能交付使用。

2．企业保证合同质量措施。企业应严格管理合同标的质量。

以工程质量为例。

施工企业应注意的质量管理的内容是：

工程师应协助和监督施工企业建立质量体系；

企业经理对本企业的工程质量负责，企业应建立完善的质量管理体系，企业总工程师应协助企业经理做好质量管理工作；

企业还应建立质量保证体系，以确保产品质量的市场信誉；

企业应建立岗位责任制度和重要工种的持证上岗制度，以确保工程质量负责制落实到人，加强项目质量管理；

企业必须建立质量检查验收制度，确保质量检验人员独立从事质量检验工作；

检验的材料应经试验室签证认可后才允许使用。