某制造业企业合同管理及管控（值得借鉴的好东东）（某企业合同管理流程设计）

一、业务目标

l 确保合同管理符合国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求；

l 规范合同管理制度及管理模式，依据公平公正及诚实信用原则订立合同，依法有效监督、管理，保证履约顺利进行，维护企业合法权益；

l 逐步建立体系化合同管理平台，实现资源共享，提高企业整体合约管理水平，保证合同数据库信息的真实、准确、完整，符合企业合同管理及信息披露的要求。

二、业务风险

l 合同条款违反国家法律法规规定，导致合同效力出现瑕疵或者引发诉讼纠纷，造成企业经济及名誉损失；

l 合同的订立、签署和履约缺乏有效的管理，导致合同谈判失误、权责不清、索赔不畅等，影响企业生产经营的顺利进行，损害企业及中小股东利益；

l 合同备案、台账及履约报表管理系统等管理不完善，导致企业合同台账信息缺失或者出现重大遗漏，无法满足企业信息披露的要求。

三、业务范围

该子流程主要描述了××××股份有限公司（以下简称为××股份）关于合同订立及合同履约管理的相关流程，包括合同的审批及签署，对合同备案及履约管理，合同的归档及借阅，合同管理的后评估。在执行合同管理业务过程中，应确保不相容职责相分离。

四、 业务流程描述

1 合同审批及签署

1.1 合同相对方的选择

根据公司的业务范围，涉及相对方选择的业务主要为采购业务及外加工业务合同。

1.1.1 采购业务相对方选择

供应部门应通过定期召开供应商会议、实地走访材料市场及利用互联网等手段及时了解市场信息，在最大范围内寻找新的材料供应商；供应部门对各类物资的新供方要填写《供方质量能力调查表》，按规定收集该供方关于质量体系和产品质量的有效信息；供应部门应综合考虑新供方的基本情况、材料价格、付款周期等因素，结合相关分厂的使用情况，填写《供方综合能力评价表》，对新供方做综合评价，B、C类物资由物资供应部部长负责审批，A类物资由主管副经理负责审批；供应部门应与合格供方签订《质量保证协议》，并列入《合格供方/委外加工供方名单》，建立合格供方档案，档案至少应包括：供方质量保证能力调查表、质量保证协议、供方综合能力评价表等；物资供应部每年对合格供方的质量保证能力和材料质量进行一次审核，并根据审核结果决定是否保持其合格供方资格。上述规定的具体操作流程请参阅本手册采购管理部分。

1.1.2 外加工业务相对方选择

为保证外加工厂家的可靠性和稳定性，产品配套部应做好外加工厂家的前期调查工作，并提出初步意见由公司审批。（一）基础情况调查：提供营业执照、税务登记证和一般纳税人证明、质量体系认证或与质量认证相类的文件、资质证明，填写《厂商基本情况登记表》；（二）实地验厂：进行外加工厂家初选时均需实地验厂，并将验厂情况记录在《厂商基本情况登记表》中。外加工厂家发生重大变化时，应安排重新验厂；（三）选定厂家：产品配套部经验厂并填写完毕《厂商基本情况登记表》后，交主管经理审核，由主管经理提出外加工厂家的选择意见，上交公司外购工作领导小组讨论决定外加工厂家名单；（四）动态调查，建立动态考核机制，在每笔加工订单完成后，对外加工厂家订单完成情况从质量、工期、交付、售后等方面进行全面考评，并填写《订单加工评价表》，与基础情况调查材料一并留存，作为外加工厂家的完整档案资料，产品配套部工作人员应将每个外加工单位的资料独立建档，除基础情况材料外，动态调查资料也要顺序留存在档案中，作为日后选择、评价外加工厂家的重要依据。上述规定的具体操作流程请参阅本手册外包业务管理部分。

1.2 合同的起草

合同由发起部门负责起草。合同起草，原则上应使用相应的合同示范文本。合同示范文本需经过公司律师（或法律顾问）审核。

物资订货合同应当条款齐备，包括标的、数量、质量、包装、价款、履行期限地点和方式、违约责任、合同附则等内容，要特别注意明确因材料质量、交货期问题而造成公司实际损失的，应由供应商承担全部赔偿责任。

与选定的外加工厂家签订期限不超过一年的格式文本合同，约定双方的权利义务，明确法律责任，对每笔加工订单以《生产任务书》的形式与外加工厂家订立加工合同。

订货合同的起草要特别注意如下方面的条款：（一）签订日期、交货日期；（二）金额和付款方式；（三）生产周期；（四）甲方特殊要求；（五）家具材质、五金油漆等；（六）运输及安装费用；（七）违约责任；（八）签订地点（原则上××为签订地点）。

1.3 合同的审批及签署

1.3.1 一般业务合同

一般业务合同如采购、外加工、销售合同，只需加盖各部门各自的业务专用章，部门印章仅代表本部门，限于企业内部管理事务和各项工作使用，不得籍此代表企业对外进行业务活动。部门印章由各部门主管指定监印人员，部门印章及业务部门保管的合同专用章由各部门自行制定具体办法，规范本部门的用印程序，保留用印登记。

业务员需经公司授权方有权对外签订合同，合同应符合国家合同法和公司关于合同的有关要求，合同正式签订前需经部门负责人审核。各部门对外签订的各类协议合同，必须经主管经理审批后盖章，由部门负责人或具体负责人签字后生效，留主管经理处一份(复印件)存档备案。

1.3.2 特殊业务合同

企业公章、法人（负责人）名章经公司法人（负责人）核定后，交由公司经理办公室保管，由经理办公室主任指定监印人。企业公章、法人（负责人）名章及由经理办公室保管的合同专用章的使用实行审批登记制，经办人需填写用印登记，经总经理或主管经理审核签字后方可用印。用印登记的内容应包括：用印时间、用印单位、用印内容（用途）、签发人、经办人等。

合同经最终审定后，由经总经理或总经理授权委托人签署。

1.3.3 责任追究

各级管理人员及业务员在未经公司领导批准或授权的情况下，不得对外签订各类合同、协议、委托书、担保抵押、交接转移货物文件或口头约定，不得出具或在可能构成法律证据的任何文字材料上签字。如由以上行为导致公司利益受损，将对责任人进行经济处罚直至解除劳动合同。造成严重损失的追究其法律责任。

2 合同备案及履约管理

2.1 合同备案

除机关订货合同、需加盖公章的特殊业务合同由股份公司办公室公章监印人保管备案登记台账，其余合同均由各业务发起部门的部门监印人负责保管备案登记台账。用印登记的内容应包括：用印时间、用印单位、用印内容（用途）、签发人、经办人等。一般销售合同需在数据库中备案，由收款员负责，收款员在开单收款时需将合同中的重要要素录入公司内部网络中各类合同专门的数据库。

2.2 合同的履约管理

1.2.1 一般订货合同

业务人员负责以书面方式将全部业务信息准确无误地转交生产部，因订货信息传递不准确或不完整造成产品不符合客户要求的，由业务部门承担责任；业务部门对已下达计划的产品做任何修改都必须以书面方式通知生产部，再由生产部通知有关分厂执行；对于已经确认的图纸，在加工过程或合同执行中，客户要求变更设计的，业务人员要与对方订立文字说明；产品已无法更改或更改将造成损失的，业务人员要与客户商定具体事项。

在订货产品交付前，主管业务人员应审查相关事宜，对货款是否按要求支付、现场装修是否完成、产品是否入库等，在确认已经具备交付条件后方可组织交付；订货交付前，业务部门必须与售后中心、生产部门等协商，就安装事宜作出统一安排。现场安装必须指定专人负责指挥协调，指定人员拥有现场指挥权和考核权，所有参与安装的人员都要服从统一指挥和管理。主管业务人员要把握安装的整体进度和状况，及时协调解决安装过程中发生的各类问题，生产系统要给予必要的支持和帮助；安装结束后，主管业务人员和安装负责人应逐一检查现场，查看是否存在安装缺陷、摆放不到位、产品不洁净、包装物未清理等各种问题，在确认安装已按要求完成后还要征询客户的意见，以达到客户的最终满意。

1.2.2 采购业务

供应部要及时掌握供方材料物流信息，保证材料供给能满足生产进度要求。如遇材料不能按时供应，影响生产进度的，供应部门应要求供方立即采取补救措施，同时将相关信息及时反馈给生产部，由生产部通知业务部门与甲方洽商相关事宜。

材料运抵公司指定地点后，应由物资管理部、生产分厂、质量管理部、供应部相关人员进行验收，对符合公司规定、检验合格的材料，物料库应予以办理入库手续，否则可拒收。

1.2.3 外加工业务

产品配套部要根据订单工期要求监控外加工厂家的生产进度，并及时与经办业务员沟通进度情况。如发现工期进度可能导致产品无法如期交付时，应立即到外加工厂督促其采取措施加快进度，同时与经办业务员联系，与甲方协调交货期变更事宜。

2.3 会计控制

1.3.1 一般订货合同

对于一般订货合同，签订合同后必须收取预付款，且预付款比例应符合公司规定的要求，交货前要按合同约定收取货款后，方可发货，合同余款要安合同约定在产品验收合格后收取，质保金在质保期满后及时收回。对于外埠订货，一般情况下要求客户提前验货，全额付款后方可发货。财务部根据数据库信息，每月做“应收单”与业务员相核对并以此对业务员进行考核，“应收单”由部门领导签字后交所有业务员签字确认并由业务员负责催收应收款。

1.3.2 采购业务

财务部对符合审批程序的采购物资将予结算，其它物资不予结算；3、物资管理部按公司规定拒收的材料不予结算；生产分厂及有关单位就价格、质量等问题提出质询且尚未解决的材料不予结算。

供应部门要按照公司支付供应商款项的相关规定，按月提出付款计划，经主管经理批准后交财务部，由总会计师审批后支付。

1.3.3 外加工业务

预付款支付。当公司客户支付的预付款到公司帐户后，方可为外加工厂家办理支付预付款手续（具体规定详见《外购成品支付预付款的规定》）。产品完全交付后，产品配套部应持产品入库单、主管经理审批单、提货单到成品库办理入库手续，凭成品库开具的出库单，到公司内部银行外购成品核算岗办理相关手续，并开具内部银行支票，再由财务部查核甲方货款情况，全部到帐后（质保金除外）方可予以办理外加工厂家的结算手续。

2.4 合同的纠纷管理

在履行合同过程中发生纠纷的，应当依据国家相关法律法规，在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告。

企业内部授权处理合同纠纷的，应当签署授权委托书。纠纷处理过程中，未经授权批准，相关经办人员不得向对方当事人做出实质性答复或承诺。

3 合同的归档及借阅

3.1 各类协议、合同执行完毕后，统一归档。

4 合同管理的后评估及责任追究（略）

五、 相关制度目录

1 《物资采购管理办法》

2 《成品外加工管理制度》

3 《订货业务规范化管理实施办法》

4 《印章管理制度》

5 《外埠销售业务操作规范》

六、 主要控制点

1 合同相对方的选择

2 合同审批

3 合同盖章及签署

4 合同登记及备案

5 合同履约管理

6 合同结算

7 应收款核对

8 纠纷处理的授权

9 合同档案的归档及借阅

七、 检查资料

1 供方质量能力调查表

2 供方综合能力评价表

3 合格供方/委外加工供方名单

4 合格供方档案

5 厂商基本情况登记表

6 订单加工评价表

7 用印登记

8 应收确认单