某省xx科学院签约易臣进行协同办公系统三期升级改造

前言：近日，易臣签约为某省xx科学院协同办公系统三期升级改造，基于统一门户平台，对公文管理、日常工作如人事/用车、内控管理、综合审批流程等功能模块进行全面优化，打造连接人、数据、信息和业务流程一体化智能协同，形成一站式工作管理，实现单位及下属各研究所平台、用户协同，提高业务执行效率。

项目背景

科技不断发展，信息化水平不断提高，该政府部门在早期携手易臣进行了一系列数字化办公应用，高了协同效率。然而，随着单位业务规模、人员规模的不断变化，信息化系统逐渐增多，长期下来，出现了不少管理难点：

第一：该xx科学院及下属各研究所原来的规划缺乏统一办公平台，内部使用多套不同的信息系统和应用，导致在实际操作过程中出现信息孤岛和数据孤岛；工作人员在使用的时候需要来回切换登录使用，容易出现信息遗漏和处理不及时的情况，阻碍了办公效率的提升和统一管控。

第二，原有系统用于公文传输、日常工作流程，如人力资源、内控管理等未能全线覆盖单位工作、管控需求，需要在原有功能上改动或者新增批量流程，以及优化公文电子化流转。

第三，现有办公系统采用传统技术架构，移动化改造困难。缺乏统一移动办公平台，不利于随时随地随需开展工作，不利于及时处理日常公务，影响办公效率。

目前该xx科学院需要持续、逐步进行数字化升级，故签约易臣进行协同办公系统三期升级改造。

数字化升级蓝图

本期协同办公系统升级改造项目的建设确保在现有平台基础上，以易学易用、实用、灵活、可扩展为基础，对公文管理进行全面优化，实现全院公文互联互通上传下达；丰富公车管理功能，实现租车申请、派车管理、用车租车台账、用车统计；新增考勤管理、人事管理、采购管理、预算管理、综合审批等功能模块。优化提升平台基础能力，实现统一消息推送、统一文件搜索，优化流程引擎，并对平台服务端文件进行加密管理等功能。

典型升级优化场景

一、公文管理

1、实现各研究所向院机关部门分进行发文功能，院机关部门收到研究所发文后，以部门收文形式进行文件审批及流转。

2、公文套红：提供公文正文套红功能，公文起草时采用无红头普通模板进行编辑，通过审批成文后可进行正文套红。

3、正文预览优化：优化公文正文、附件在线预览功能。

4、表单办理意见内容显示优化：表单办理意见内容显示优化，根据流程环节设置，如该流程环节存在多部门审批填写意见时，支持实现设置打开表单仅显示本人部门填写的意见内容。

二、公车管理

1、用车申请：优化现有用车申请审批管理功能，兼容院机关及各下属研究所的应用需求。

2、租车申请：提供租车申请审批管理，实现租车在线审批、跟踪及管理。

3、派车管理：提供车辆调度管理功能，对于临时用车及通过审批的用车申请进行车辆调度确保用车不冲突，车辆及时安排。

4、车辆管理：提供车辆信息管理，包括车辆基本信息、司机信息、车辆维修记录信息等管理。

5、用车、租车台账：提供用车、租车台帐管理，形成数据资产，便于后期用车情况可统计分析。

6、统计报表：提供用车统计报表，包括用车统计、租车统计、维修统计等。

三、考勤管理

1、请休假管理：优化现有请休假申请审批流程，实现可根据不同的请休假类型或天数控制流程审批走向。

2、销假管理：提供销假申请审批管理，与请休假申请审批自动对应，实现按实进行销假。

3、出差申请：提供出差申请审批管理，实现出差申请在线实时审批、跟踪及管理。实现出差审批与租车审批一件事审批。

4、加班申请：优化现有加班申请审批管理，生成加班台帐，与“调休假”数据形成对应。

5、领导干部外出：整合领导干部外出审批申请审批管理实现考勤一体化管理。

6、年休假管理：提供年休假配置管理，实现年休假类型调协，年假自动生成、有效期管理、假期使用等规则进行管理。

7、考勤统计：提供考勤数据报表统计管理功能。

四、人事管理

1、人事信息：对现有的人事信息(包括编内、编外及研究生信息)管理功能进行优化，形成详细的人事台账及人事管理记录，同时可以根据人事工作时长自动生成人员年假天数。

2、人事服务：提供招聘、入职、转岗、离职申请审批管理，实现申请在线实时审批、跟踪及管理。

3、人事信息统计：提供人事信息多纬度的统计分析功能,支持个人进行信息修改，支持人事信息的导入导出。

五、采购管理

1、采购申请：提供政府采购申请审批(可关联合同申请)管理和非政府采购 2000 元以上申请审批管理，实现采购申请在线、实时审批、跟踪及管理。

2、合同管理：提供合同审批、合同备案功能，实现合同签订后的备案登记，纸质合同扫描件上传及管理。

3、材料设备管理：提供材料设备验收入库、出库审批管理，全面数字化库存管理，支持材料设备库存台帐的导出功能。

六、预算管理

1、预算申请审批：提供预算报送申请、申请审批单查询功能，用户可进行追踪预算报送申请流程，预算报送申请通过后生成预算台账。

2、事前支出审批：提供事前支出申请、申请审批单查询功能，有利于用户单位费用支出全程可视化管理，有效控制费用合规支出。

3、费用报销审批：提供费用报销申请、申请审批单查询功能，用户可进行追踪费用报销申请流程，申请审批通过后进行预算扣减，生成对应支出台账。

4、预算台账管理：用户通过预算报送申请审批通过后生成预算台账，事前支出及费用报销审批通过后对部门预算进行扣减，生成使用记录，可查询明细按需导出。

七、综合审批

1、宿舍、饭卡申请：提供宿舍、饭卡申请审批管理，线上完成宿舍、饭卡信息的录入，还可以进行宿舍评比管理统计，入住、退宿、费用信息可直接在后台系统查看。

2、工作交接申请审批：提供工作交接申请审批管理，实现工作交接申请在线实时审批、跟踪及管理。

3、快速搭建业务流程审批：易臣低代码开发平台为院机关快速搭建所需标准流程应用，如维修审批，接待审批等不含业务数据交互的单体流程审批应用。

八、移动办公

针对公文管理、公车管理、考勤管理、人事管理、预算管理、采购管理等优化及提供功能，对应用实现移动办公应用，让公务人员随时、随地、随需要处理工作事务，提供在移动终端上进行流程申请及审批、支持手写批注、手写签名审批，能够进行公文办理，并能够在移动终端上支持与流程相关的信息关联透视。

优势特色

1、统一消息推送：实现协同办公系统中的待办、通知、提醒等消息的统一推送，推送至手机 APP客户端。

2、统一文件搜索：实现协同办公系统内跨模块的全文搜索，包括对表单字段、正文、附件等信息全文搜索。

3、流程引擎优化：实现院机关与下属各研究所的跨单位文件流转，支持各种分子流程的应用场景。

4、系统服务端加密：协同办公系统实现对文件 (正文及附件)进行加密，具备协同办公系统查阅权限的人员查看、下载时自动解密；能够有效防止直接从服务器端拷贝文件导致文件内容外泄。

5、系统对接：提供统一的接入服务，将该院协同办公系统与下属各所协同办公系统集成对接，实现院、所异构系统之间的公文上传下达，以及一体化流程审批。

整体应用价值

本次项目新增的业务功能覆盖该省xx科学院及下属各研究所，形成以该科学院为主导的统一协同管理运营平台，通过一个平台统一管控，支持下属使用单位根据各自需要进行配置调整以满足其办公管理需求。针对本次项目新开发的功能模块，易臣为院机关及各研究所提供不少于 3 次的使用培训。