高效合同流程构建指南：从制度与流程到审批权限的全方位解读（合同流程管理）

高效合同流程构建指南：从制度与流程到审批权限的全方位解读

摘要：本文旨在为企业提供一份构建高效合同流程的实用指南，从制度与流程的建立、需求与采购审批的协调、审批标准、审批方式到权限管理等方面进行详细解读。通过本文，您将了解如何建立清晰、规范的合同流程，提高采购活动的效率与质量，从而为企业创造更大的价值。

在之前的文章中，我通过具体案例阐述了合同流程管理的重要性及其对企业运营的影响。

在供应链与采购领域，晓闲以其深厚的行业经验和前瞻性的见解脱颖而出。

他拥有六年财务分析经验，深知供应链管理与财务分析的紧密联系，并致力于通过二者的融合提升企业的运营效率和成本控制。

晓闲不仅关注于优化企业的供应链管理，更致力于引领行业探索财务与投资分析在采购领域的应用，力图开创全新的行业视角。

作为供应链领域的资深人士，他凭借丰富的经验和独到的洞察力，在企业管理与流程优化方面具备独特优势。

他的目标是成为能够讲财务与投资分析的采购第一人，为行业的进步和发展贡献自己的力量。

今天，我将为您详细解读如何构建这样一个流程，助您在激烈的市场竞争中脱颖而出。

一、制度与流程：奠定合同管理基石

首先，要明确整个流程的边界和职能的边界

要在公司内部形成对流程和制度达成共识。

在公司内部形成共识，确保各部门对流程和制度有准确、清晰的理解。这需要通过组织相关方进行沟通，明确各职能部门的边界，并评估流程执行中可能存在的障碍和冲突。

对于大型、矩阵型及业务复杂的企业，更应以书面形式明确组织流程和制度，确保流程的一致性和可操作性。

其次，要组织企业内部的相关部门的培训

针对专门部门去对人员进行培训，确保关联部门对于制度和流程的理解是准确的、清晰的和一致的。

二、需求与采购审批：协同推进，避免浪费

采购需求的审批把关是重要环节。

不合理的需求如果在采购需求审批环节中直接被放过，到采购环节后，即容易出现凡申请皆投入人力成本开展采购活动，将导致人力成本的浪费，但大量采购活动审批环节无法获得通过。

其中的关键在于2点：

1.谁为采购申请的合理性承担责任

通常而言，采购申请的合理性的第一责任人应当是需求部门的负责人。

由他负责卡一个采购需求的第一关。

如果最终整个部门发生了大量的不合理采购行为，那么，这个部门的负责人将要承担不合理采购行为的主要责任。

不过，这里有例外情况。

那就是：某个部门所有的采购行为都是属于某个投资项目的部门级采购行为，如果整个项目都错了，那么，失败采购的主要责任应当由投资项目的决策方承担，通常而言，要么是CEO、CFO、COO、研发总监、总经理等核心管理层、董事会等等这些角色中全部或者主要决策方承担。

当然，某种情况下，董事会等角色并没有实际决策权而是有大股东操控的投资行为，那么，大股东则应当承担主要责任，当然，在企业治理结构合理的企业中，大股东发挥决策权时，往往最终落实的责任主体是董事会，因此，董事会依然是第一个背锅的。

2.谁负责审批采购申请

通常而言，采购申请的审批人如果不具备相应的审批权限或者不胜任审批，就容易导致原本不该发生的采购活动发生了，导致了大量的人力成本的发生。

这里需要明确：谁应当承担一项采购需求的审批权。

通常而言，企业内部承担采购需求审批权的人主要有：采购负责人、需求部门负责人、物料需求计划岗以及采购人员。

在一个合理的采购流程中，一般最好关键采购申请的审批人一定要有采购负责人，因为他是采购流程的主要审批人，如果他不认可一项采购活动，即使采购需求在流程上审批通过，那么，最终在采购合同的审批环节中，他有非常大的概率会否则这项采购活动，即使采购价格等各个方面都合理。

当然，例外情况下，企业制度约束是：凡是经过审批的采购需求都必须被执行，此时，该采购负责人将没有权限因为采购需求的审批而拒绝一项采购活动。

不过，有趣的问题在于：现实情况下，在很多场合下，企业内部很少有人能拍着胸脯说——我们的采购申请必须执行，原因是——大家对一项采购需求的合理性还是无法做到100%自信的，毕竟其中涉及到——花了公司的钱且要对效益负责。

三、采购审批的标准：客观公正，确保效益

采购审批标准是一项采购行为究竟能不能被批准的客观标准。

当我们评价一个采购活动是否应当被批准时，其中的客观标准主要包括如下几个方面：

采购价格和交易条件：包括付款方式、保质期、交货期限等等

合同条款

交付期限

预算管控

采购合理性

采购方式

审批人在拒绝批准采购活动时，应基于客观标准而非个人主观喜好

当采购审批人拒绝批准一项采购活动时，其关注的条件应当是客观的，而非个人的主观喜好，确保审批的公正性和合理性。

比如：审批人可以因为无法为采购价格的合理性承担责任而暂不予批准合同，但不应当因为自身的状态和情绪而拒绝这项采购行为。

四、采购审批方式以及管理人风格：灵活适应，提升效率

采购审批方式是指：企业通过何种媒介和渠道完成某个采购合同的批准或者拒绝。

采购审批方式的选择应基于企业文化和实际需求。

线上审批与线下审批各有优缺点，企业应根据自身情况灵活选择。同时，审批人的管理风格也会影响审批效率和质量。

举例来说：

晓闲工作的第一家企业，公司有一个不成文的管理风格，如果遇到合同审批时，只要老板办公室没有政府官员，你可以随时敲门进去找老板，只要合同的审批节点到了老板那里，不论任何时候。

而韩资企业则有些不同，由于韩国企业比较讲究尊卑有序以及重视领导者的时间安排，当我们需要总经理审批时，往往会将大量的采购订单集中交给总经理审批，且需要选择合适的时间去。

因此，企业应培养审批人具备高效、公正、负责任的审批态度，以提升合同流程的整体效率。

五、采购审批的权限管理：权责明确，保障执行

采购审批权限的管理是一个高效流程的重要环节。

权限管理是合同流程中的重要环节。通过明确各级审批人的权限和职责，确保流程的有序执行。同时，建立合理的权限调整机制，以适应企业发展和市场需求的变化。

通常情况下，企业对于采购活动的权限管理，往往是按照重要性对采购活动进行分级管理的。

比如：采购金额达到一定规模的，最终由总经理批准；采购金额在什么范围的，直接由采购经理批准；而采购金额达到一定程度的，则先经过采购经理审批后，最终再由采购总监批准。

而某些情况下，对于采购金额非常少的，则可能会直接由采购员自行决策，不需要采购经理以及更高级别的管理者批准。

在采购活动中，不同的场景和企业文化下，会采取不同的采购审批权限。

比如：要追求高效的采购流程效率的管理文化之下，企业可能就会将提高低等级采购规模的金额，比如原来1000元以下的采购活动不需要采购经理审批的，现在将标准提高到2000元以下。

这种模式主要适合于企业的发展总体向好，企业业务发展表现在进步的企业中。

而对于严格追求采购活动审批的管理风格，可能会出现采购价值0.5元的东西都需要采购经理来审批一次，在这种情况下，企业会对采购支出行为进行更加严格的管控，往往比较适合于企业资金趋于紧张或者企业采购部门组织架构不完善等情况。

六、其他方面

除了审批权限外，其他方面也会对一个高效的合同审批流程产生一定的影响，比如一项采购活动要经过多少个部门和多少人审批。

比如原材料采购的合同审批环节设置了采购经理、采购总监、流程管理、法务经理、法规经理、生产经理、计划经理、质量保证经理、公司总裁、公司董事长等多人审批的流程。

这样一个采购审批流程究竟是否合理呢？

答案是不确定，因为一份合理的采购审批流程往往需要遵循精益管理的原则，即：投入最低成本，实现最高效率。

企业投入在审批中的人员越多，企业的投入成本越高，但回报可能不一定会增加。

通常在流程中的审批人越多时，流程的时间成本也就越高，此外，管理者都要花时间在审批上，会导致管理者的时间被这个环节占用。

此外，投入的审批人越多，如果审批人不能承担足够的主动把关义务，那么，审批人越多，采购行为的可靠性也就越低，因为每一个人都可能认为其他人已经审过了，自己随便看一看就好了，走个形式就好。

通过本文的解读，相信您已经对如何构建高效合同流程有了清晰的认识。一个高效、规范的合同流程不仅能提高企业的运营效率和质量，还能为企业创造更大的价值。在未来的运营过程中，

我将继续为您分享更多关于企业运营与流程优化的实用经验和见解。

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晓闲致力于为企业提供供应链管理方面的解决方案，助力企业实现业绩的持续增长。同时，他也关注采购管理者的个人成长，希望通过分享经验和策略，帮助他们在职业生涯中取得更大的突破。

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