企业公司公文管理办法（样本）（公司公文管理规定）

规章制度编号：企业（办/2)416-2021

企业公司公文管理办法

第一章 总 则

第一条 为适应企业公司（以下简称“公司”）工作需要，提升公司公文的规范化、制度化和标准化水平，依据中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）,结合公司实际，制定本办法。

第二条 公文是公司各级党的组织机构、单位（部门）、工会组织等实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的路线方针政策、落实公司重大决策部署，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文工作是指公文拟制、传递、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 本办法适用于公司总（分）部、各单位及所属各级单位（含全资、控股、代管单位）的公文工作。

第六条 本办法所指“公文”含电子公文。

第二章 管理职责

第七条 企业办公厅是公司公文工作的职能管理部门，负责公司公文统一管理，主要职责为：

（一）负责落实党中央、国务院及上级单位和公司公文工作要求；

（二）负责对公司总（分）部、各单位的公文工作进行业务指导和督促检查；

（三）负责统筹推进公司公文工作机制和队伍建设；

（四）负责公司公文制发和传输信息系统（协同办公系统）的业务及运行管理工作；

（五）直接负责公司总部各类公司发文的核稿及各类公司收文的处理工作。

第八条 公司总部各部门、各分部，各单位及所属各级单位的办公室（综合管理部门）是本部门（单位）公文工作归口管理部门，主要职责为：

（一）负责落实上级单位和本部门（单位）领导公文工作要求，完成各项交办的公文处理工作；

（二）对本单位本部各部门和所属各单位公文工作进行业务指导和督促检查；

（三）直接负责本部门、单位发文的核稿及收文处理工作。

第三章 公文类别、文种及形式

第九条 公司常用公文主要包括以下类别：

（一）党的公文。以公司各级党的组织机构为发文单位，主要包括党委（党组）公文、纪委（纪检组）公文、直属党委公文等。

党委（党组）公文。以本单位党委（党组）为发文单位，由党委（党组）负责人签发，加盖党委（党组）印章。

纪委（纪检组）公文。单位设有纪委（纪检组）的，可制发单位纪委（纪检组）公文，以本单位纪委（纪检组）为发文单位，由纪委（纪检组）负责人签发，加盖纪委（纪检组）印章。

直属党委公文。单位设有直属党委的，可制发直属党委公文，以本单位直属党委为发文单位，由直属党委负责人签发，加盖直属党委印章。

（二）行政公文。以公司各级行政组织机构为发文单位，主要包括单位公文、办公厅（办公室、综合管理处）公文、部门公文等。

单位公文。以本单位为发文单位，由领导班子成员签发，加盖单位印章。

办公厅（办公室、综合管理处）公文。以本单位办公厅（办公室、综合管理处）为发文单位，由办公厅（办公室、综合管理处）负责人或单位有关负责人签发，加盖办公厅（办公室、综合管理处）印章。

部门公文。单位部门具有发文权限的，可制发部门公文，以部门为发文单位，由部门负责人签发，加盖部门印章。部门公文仅限在本单位（含下属各级单位）范围内印发、使用。

（三）工会公文。以公司各级工会组织为发文单位，由工会负责人签发，加盖工会印章。

（四）团委公文。以公司各级团组织为发文单位，由团委负责人签发，加盖团委印章。

（五）专（临）设机构发文。以公司各类专（临）设机构为发文单位，由机构负责人签发，加盖机构印章。

（六）联合发文。多个单位就某一事项达成同一目的时，由主办单位起草联合发文，经负责人核签后送协办单位会签，会签完毕后由主办单位负责人签发，加盖各单位印章。

第十条 公司常用公文种类主要有：

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）命令（令）。适用于宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发、印发公文。

（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告。适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问或交办事项、上报有关材料等。

（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（九）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第十一条 公司常用公文形式包括：

（一）文件式公文。适用于重要公文以及普发性公文。

（二）信函式公文。适用于一般性且非普发性公文，主要用于上级单位对下级单位，或两个不相隶属的单位之间使用。

（三）便函式公文。适用于临时性事务行文，用印但不编文号。

（四）特殊形式公文。包括办公通报、内部情况通报等六类。办公通报适用于印发纪要。内部情况通报适用于印发领导讲话。签报适用于公司内部向领导请示和报告工作、反映情况、答复询问和对重要事项提出建议及处理办法。协同办公系统中的“通知”模块适用于部门组织召开的各类会议或其它日常事务通知。“通报”模块适用于除公司领导有明确指示外的各类工作情况通报、奖惩通报等。公务邮件适用于总部、各分部、公司各单位各部门间的一般性工作联系。

第四章 公文格式

第十二条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、版记、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉及国家秘密的公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉及国家秘密、企业秘密的公文，应根据涉密程度标注“绝密”“机密”“秘密”“核心商密”“普通商密”“内部事项”“内部资料”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称（全称或规范化简称）、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者规范化统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。某些特殊形式的公文（如公务邮件、办公通报、内部情况通报等）和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。上行文应注明联系人及联系方式；下行文应注明公文的印发传达范围。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）版记。主要包括抄送单位、印发机关和印发日期等，特殊情况下主送单位也可移至版记标注。

抄送单位即除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者规范化统称。

印发机关和印发日期即公文的送印机关和送印日期。

（十七）页码。公文页数顺序号。

第十三条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号，按照国家标准和有关规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

第十四条 公文的版式、印刷等按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）执行。

第五章 行文规则

第十五条 行文应当确有必要，讲求实效。公司“二十四节气表”已明确的任务和事项，不再发文；属于职权范围内的事项，不再层层请示汇报。能够以特殊形式公文办理的，不再印发文件式公文和信函式公文；能够进行归并整合发文的，不单个逐一发文；法律法规、公司规章制度及上级文件已有明确规定，或现行文件仍然适用的，不重复发文；已通过会议或其他形式印发的文件材料，不再发文；上级单位或本单位负责人没有明确要求转发的，一律不转发文件。

第十六条 不同性质类别的单位之间原则上不得交叉行文。除特殊情况外，个人不得作为公文的发文单位、主送单位及抄送单位。

第十七条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第十八条 向上级单位行文，应遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级单位。上级单位部门具有收文权限且属其职权范围内的事项，也可主送上级单位部门。

（二）主送上级单位（部门）的公文，不得抄送下级单位。

（三）文种可使用“请示”、“报告”或“意见”。“请示”应一文一事。下级单位报来的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见，不得原文转报。“报告”不得夹带请示事项。

（四）不得以本单位部门公文向上级单位行文。

第十九条 向不相隶属的单位行文，应遵循以下规则：

（一）不相隶属的单位之间行文，应遵循规格对等原则。

（二）不相隶属的单位之间的重要行文，应抄送共同的上级单位。

（三）同一单位总部（本部）的不同部门之间，原则上不相互行文。

（四）文种可使用“函”、“意见”或“纪要”。

第二十条 向下级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）不得直接对下级单位部门行文。

（二）对下级单位的重要行文，发文单位应抄送自身上级单位。

（三）文种可使用“决定”、“命令（令）”、“通知”、“通报”、“批复”、“意见”、“纪要”。其中“命令（令）”仅限公司总部使用。

第二十一条 相应级别的不同单位必要时可就相关事项联合发文。除办公厅（室）外，总部各部门、公司各单位内设机构不得对外正式行文。

第六章 发文办理

第二十二条 发文办理包括公文的起草、会签、审核、签发、排版、校对、用印、登记、核发等程序。

第二十三条 涉及国家秘密的公文，应按照公司相关保密规定办理。其他各类公文的发文办理均应在协同办公系统上完成。

第二十四条 公文起草应当做到：

（一）符合国家的法律法规和党的路线方针政策，贯彻公司重大决策部署，准确完整体现发文单位意图。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。普通公文正文一般不超过1500字，各类纪要一般不超过2000字，内部情况通报原则上控制在3000字以内。

（四）文种正确，形式恰当，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）草拟发电稿，应坚持一事一电、密来密复、明来明复。

（七）密码电报是采用密码加密译发的公文，其拟制、使用和管理按照有关规定执行。

第二十五条 公文涉及本单位其他部门职权事项的，应予会签。

第二十六条 公文文稿签发前，应由发文单位办公厅（办公室、综合管理处）进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家的法律法规和党的路线方针政策；主旨是否与公司重大决策部署一致；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）是否履行了必要的会签程序。

（四）公文类别、文种、形式是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否符合规定。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十七条 经审核不宜印发的公文，应当退回拟稿人并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步修改的，由拟稿人修改后重新报送。

第二十八条 公文应当按规定呈报负责人签发。重要上行文应由发文单位主要负责人签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合行文由所有联署单位的负责人会签。有修改意见的，拟稿人应修改后再呈报负责人签发。

第二十九条 已签发的公文，由文印人员进行排版，并经拟稿人校对、复核无误后，生成正式文件。

第三十条 生成正式文件后，应加盖发文单位印章。涉及国家秘密的公文手工用印，其他公文电子用印。

第三十一条 公文生成正式文件后，应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核，按规定用印后正式印发。需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

第七章 收文办理

第三十二条 收文办理指对收到文件的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十三条 各级单位（部门）应指定人员负责收文签收。收到的纸质文件原则上应扫描为电子文件，涉及国家秘密及企业秘密的文件按照公司相关保密规定办理。

（一）文件应当日完成签收，非工作日收文在下一工作日内完成签收，紧急文件随到随收。

（二）纸质收文由指定人员检查、核对来文单位、件数、密封等情况，确认无误后签收。参会带回的会议文件，应交指定人员作收文处理。

（三）电报由本单位办公厅（办公室、综合管理处）指定人员签收，集中分办、管理，注明“亲收”的“绝密”和指人译电报，必须由收电人亲自启封或收电人指定的人启封；发电由公司（部门）负责人签发后，统一登记发出。

第三十四条 收文登记应采用统一编号。涉及国家秘密和有特殊要求的文件，单独编号，纸质流转。

第三十五条 收文办理人员应当对收文进行审核。审核重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；文件类别、文种、形式、格式等是否合规；内容是否准确恰当。对审核未通过的公文，应退回来文单位并说明理由。

第三十六条 审核通过的收文，公文接收单位（部门）或人员应当及时提出拟办意见，送负责人批示或交有关部门办理。需要两个及以上部门办理的应明确主办部门，紧急公文应当明确办理时限。

第三十七条 批办公文时，对有具体请示事项的，批办人应当签署明确意见、姓名和审批日期，圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十八条 承办部门收到公文后应及时办理。紧急公文应当按时限要求办理。重要或有负责人明确批示的公文，要先经部门负责人阅批，再交承办人办理或传阅。对不属于职权范围内或不宜由本部门办理的，应及时退回公文接收部门并说明理由。

第三十九条 收文办理中如遇涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见。

第四十条 呈负责人批示或者交有关部门办理的重要紧急收文，收文办理人员要负责催办，做到紧急收文跟踪催办，重要收文重点催办，及时了解办理进展情况，督促承办部门按时办结。

第八章 公文归档

第四十一条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令八届第71号）和公司有关规定，及时整理归档。个人不得保存应归档的公文。

第四十二条 归档范围内的公文，应当遵循形成规律，保持有机联系，区分不同价值，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒和编目。要保证归档公文的齐全完整，能正确反映本单位（部门）主要工作情况，便于保管和利用。

第四十三条 联合办理的公文，主办单位（部门）负责整理、归档原件，协办单位（部门）保存公文复制件或其他形式副本。

第四十四条 兼任其他单位（部门）职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由兼职单位（部门）归档。

第四十五条 具有永久保存价值或其他重要价值的公文，须纸质公文（包括公文处理单、正本和定稿）与对应的电子文件一并归档。

第九章 公文管理

第四十六条 公文由公文管理部门或人员统一管理。涉密和机要文件的管理，应按照有关保密规定配备相应人员和必要的工作场所、设施设备。

第四十七条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退、销毁。

第四十八条 严格控制发文数量。各级单位应对本部部门及所属下级单位实行年度发文计划管理，制定相应的管理措施。

第四十九条 需要变更所收文件印发传达范围的，应征得发文单位许可。

第五十条 经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

第五十一条 公文被撤销和废止，由发文单位、上级单位或部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第五十二条 单位（部门）合并时，全部公文应当随之合并管理。单位（部门）撤销时，需要归档的公文经整理后应按有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文移交、清退、归档。

第五十三条 新设立的单位（部门）需制发公文时，应向本级单位的办公厅（办公室、综合管理处）提出发文立户申请，并履行审批程序。单位（部门）合并或撤销时，相应进行调整。

第十章 考核评价

第五十四条 公司所属各级单位应建立对本单位所有发文及来自所属单位所有收文的考核评价机制。

（一）企业办公厅对总（分）部、各单位的公文工作进行考评。

（二）各级单位办公室（综合管理部门）对本部各部门及所属单位的公文工作进行考评。

第五十五条 公文考评内容应包括：行文规则、主旨内容、体例格式等影响公文质量的要素是否符合要求；发文计划、流转效率等反映公文管理水平的要求是否管控到位。各级单位根据本单位公文工作实际水平建立考评机制。

第五十六条 公文考评情况应在一定范围内定期通报，并作为办公室工作评价的重要依据。

第十一章 附 则

第五十七条 本办法由企业办公厅负责解释并监督执行。

第五十八条 本办法自2021年3月1日起施行。原《企业公司公文处理办法》（企业办〔2012〕1000号）和《企业公司公文工作综合评价办法》（企业办〔2012〕1354号）同时废止。